Bürokoordinator*in Generalsekretariat (m/w/d), Paris

OFAJ / DFJW

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Offre archivée le 10/01/2023

Bürokoordinator*in Generalsekretariat (m/w/d), Paris

CDD
Secrétariat, Droit, RH, Enseignement, Traduction
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OFAJ / DFJW

Das Deutsch-Französische Jugendwerk (DFJW) ist eine internationale Organisation im Dienste der deutsch-französischen Zusammenarbeit mit Standorten in Paris und Berlin sowie einer Außenstelle in Saarbrücken. Im Jahr 1963 wurde das DFJW durch den Elysée-Vertrag über die deutsch-französische Zusammenarbeit gegründet. Seine Zielsetzung ist es, dem Dialog zwischen jungen Menschen aus Deutschland und Frankreich neue Impulse im Rahmen eines erweiterten Europas zu geben.

Das Deutsch-Französische Jugendwerk (DFJW) sucht für das Generalsekretariat in Paris eine*n Bürokoordinator*in Generalsekretariat Paris.

Die Vollzeitstelle (40 Stunden pro Woche) ist ab dem 21. Januar 2023 und befristet bis zum 5. März 2025 zu besetzen. Die Vergütung (13. Monatsgehalt, Verpflegungs-zuschuss, jährliche Gehaltserhöhungen nach Dienstzugehörigkeit sowie familienbezogene Leistungen) und Arbeitsbedingungen richten sich nach dem Personalstatut des DFJW

Hauptaufgaben

(in enger Zusammenarbeit mit dem*der Bürokoordinator*in Berlin):

Organisation

  • Koordination des Büros des Generalsekretariats in Paris, einschließlich Terminplanung und –vorbereitung für die Generalsekretär*innen in Frankreich
  • Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen (Beirat und Verwaltungsrat) in Absprache mit den Generalsekretär*innen und in Zusammenarbeit mit der*dem Bürokoordinator*in des Generalsekretariats in Berlin (Sitzungsunterlagen, Protokoll, Koordination des Aktions- und/oder Orientierungsplans)
  • Vor-und Nachbereitung der Sitzungen der Referatsleitungen in Paris und an Drittorten
  • Unterstützung der Generalsekretär*innen in der hausinternen Zusammenarbeit und gegenüber strategischen Partnern
  • Kontrolle über die Verfahrensabläufe der Aktualisierung der Richtlinien in Kooperation mit dem Referat „Finanzen, Personal und Verwaltung“
  • Budgetverwaltung des Generalsekretariats am Standort Paris

Inhaltliche Arbeit

  • Verfassen von offiziellen Schreiben, Vermerken, Sitzungsvorlagen und Gesprächsprotokollen
  • Unterstützung und strategische Beratung der Generalsekretär*innen in der Zusammenarbeit mit Partnern
  • Inhaltliche Vorbereitung und strategische Beratung der Arbeit der Generalsekretär*innen in Frankreich, einschließlich Termin- und Sitzungskoordination
  • Koordination und Verfassen von Rede- und Textbausteinen sowie Sprechzetteln für Vorträge des Generalsekretariats in Zusammenarbeit mit den Referaten
  • Beobachtung und Analyse der politischen und institutionellen Entwicklungen der deutsch- französischen Beziehungen
  • Koordinierung referatsübergreifender Themen
  • Fachliche Betreuung der Assistenz und der Praktikant*innen im Generalsekretariat am Standort Paris

Repräsentation

  • Gelegentliche Repräsentation des DFJW bei externen Sitzungen und Veranstaltungen und gegenüber Partnern

Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten

  • Sehr gute Kenntnisse der deutschen und der französischen Sprache in Wort und Schrift (Französisch – Niveau C2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen; Deutsch mindestens Niveau C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen);
  • Organisationstalent und Redaktionsfähigkeit;
  • Hochschulabschluss auf Masterniveau in einem arbeitsrelevanten Umfeld;
  • Hohes Interesse für bildungsund gesellschaftspolitische Themen, insbesondere in der Jugend-, Bildungs-, Kulturund Europapolitik;
  • Diplomatisches Auftreten, Interesse an protokollarischen Abläufen;
  • Teamfähigkeit;
  • Kenntnisse in der Haushaltsführung;
  • Sehr gute Kenntnisse in MS Office;
  • Gewissenhaftigkeit, hoher Grad an Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit;
  • Schnelles Reaktionsvermögen und Flexibilität.

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