Bürokoordinator*in Generalsekretariat (m/w/d), Paris

Das Deutsch-Französische Jugendwerk (DFJW) ist eine internationale Organisation im Dienst der deutsch-französischen Zusammenarbeit mit vier Standorten in Berlin, Paris, Saarbrücken und Straßburg. Es wurde 1963 auf der Grundlage des Élysée-Vertrags gegründet. Das DFJW hat die Aufgabe, die Beziehungen zwischen jungen Menschen aus Deutschland und Frankreich innerhalb eines erweiterten Europas zu fördern. Gemeinsam mit seinen Partnern trägt es zur Vermittlung der Kultur des Nachbarlandes bei, stärkt das interkulturelle Lernen und unterstützt die berufliche Qualifizierung junger Menschen. Darüber hinaus fördert das DFJW grenzüberschreitende Projekte für bürgerschaftliches Engagement, sensibilisiert für die besondere Verantwortung Deutschlands und Frankreichs in Europa und motiviert junge Menschen, die Partnersprache zu erlernen.

Das Deutsch-Französische Jugendwerk (DFJW) sucht für das Generalsekretariat in Paris eine*n Bürokoordinator*in Generalsekretariat Paris.

Die Vollzeitstelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt und befristet bis zum 5. März 2025 zu besetzen. Die Vergütung und Arbeitsbedingungen richten sich nach dem Personalstatut des DFJW.

Hauptaufgaben

Strategische Beratung:

• Unterstützung und Beratung der Generalsekretär*innen bei der Betreuung des Partnernetzwerks in Frankreich
• Beobachtung und Analyse der politischen und institutionellen Entwicklungen der deutsch-französischen Beziehungen
• Verfassen von Sprachelementen, Reden und Notizen in Zusammenarbeit mit den Referaten Harmonisierung der Dokumente in den verschiedenen Sprachen
• Koordinierung referatsübergreifender Themen, Erstellung von Steuerungsinstrumenten für Entscheidungen
• Kontrolle über die Verfahrensabläufe der Aktualisierung der Richtlinien in Kooperation mit dem Referat „Finanzen, Personal und Verwaltung“
• Inhaltliche Vorbereitung der Arbeit der Generalsekretär*innen in Frankreich.

Repräsentation:

• Repräsentation des DFJW bei externen Sitzungen und Veranstaltungen.

Organisation:

• Koordination des Büros des Generalsekretariats in Paris in Zusammenarbeit mit dem Büro in Berlin
• Termin- und Sitzungskoordination
• Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen (Beirat und Verwaltungsrat) in Absprache mit den Generalsekretär*innen und in Zusammenarbeit mit dem*der Bürokoordinator*in des Generalsekretariats in Berlin (Sitzungsunterlagen, Protokolle, Ansprechperson für Gremienmitglieder, Koordination des Aktions- und/oder Orientierungsplans)
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen mit den Ministerien, die in direktem Zusammenhang mit dem DFJW stehen, in enger Zusammenarbeit mit dem*der Bürokoordinator*in in Berlin
• Koordinationsarbeit mit den internen Abteilungen des DFJW, Informationsweitergabe an die Mitarbeiterteams
• Fachliche Betreuung der Assistenz und der Praktikant*innen im Generalsekretariat am Standort Paris.

Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten

• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und der französischen Sprache in Wort und Schrift (Französisch – Niveau C2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen; Deutsch - mindestens Niveau C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
• Organisationstalent und Redaktionsfähigkeit
• Hochschulabschluss auf Masterniveau in einem arbeitsrelevanten Umfeld
• Hohes Interesse für bildungs- und gesellschaftspolitische Themen, insbesondere in der Jugend-, Bildungs-, Kultur- und Europapolitik
• Diplomatisches Auftreten, Interesse an protokollarischen Abläufen;
• Teamfähigkeit
• Kenntnisse in der Haushaltsführung
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office
• Gewissenhaftigkeit, hoher Grad an Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit
• Schnelles Reaktionsvermögen und Flexibilität.

Wir bieten

• Eine Tätigkeit mit Sinn mit dem Ziel, dem Dialog zwischen jungen Menschen aus Deutschland und Frankreich neue Impulse im Rahmen eines erweiterten Europas zu geben
• Einen Orientierungsplan, der die Ziele des DFJW regelmäßig aktualisiert
• Ein offenes und engagiertes Team in einem interkulturellen deutsch-französischen Umfeld
• Ein jährlich aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot
• Ein internes Bewerbungsverfahren, dass die interne Mobilität fördert
• Entlohnung nach Personalstatut mit regelmäßigem Aufrücken durch Betriebszugehörigkeit
• 13. Monatsgehalt, Verpflegungszuschuss, sowie familienbezogene Leistungen
• Flexible Arbeitszeiten und die Garantie einer guten Work-Life-Balance
• Eine betriebliche Altersvorsorge
• Die Möglichkeit zur Telearbeit nach einer Einarbeitungsphase.