Assistant(e) chef de projet francophone en agence réceptive, Berlin

POSTE

Le service français (équipe francophone de 3 personnes) recherche

Un(e) assistant(e) chef de projet francophone en agence réceptive

PROFIL DU CANDIDAT

EXPERIENCE

• Expérience en assistanat demandée de 2 ans minimum
• L'expérience dans le MICE est un plus

LANGUES

• Français courant (écrit et oral)
• Allemand courant (écrit et oral)
• Anglais courant (écrit et oral)

COMPETENCES

• Rigueur
• Réactivité
• Anticipation, Autonomie
• Esprit de synthèse et écoute attentive
• Organisation, respect des délais
• Savoir travailler sur différents projets simultanément et définir ses priorités
• Capacité à hiérarchiser les urgences en période de forte activité
• Esprit d'équipe et capacité d'intégration dans une équipe internationale

PLUS

• Flexibilité horaire demandée selon la charge de travail
• (Evènement en dehors des heures régulières de bureau et le weekend)
• La connaissance de l'Allemagne est un plus
• SAVOIR FAIRE : Aptitude rédactionnelle (rédaction d'offre écrite au client), synthèse et prise de note
• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point
• Capacité relationnelle dans l'usage des outils de communication (téléphone & internet)

VOTRE ROLE

• Effectuer vos missions sous la responsabilité du chef de projet

MISSIONS

• Rédaction des briefs pour les prestataires
• Lancement des appels d'offres auprès des prestataires et mise en compétition : hôtels, restaurants, lieux évènementiels, traiteurs, prestataires d'activités incentive, artistes, techniques et transporteurs
• Analyse des offres et négociations avec les prestataires
• Capacité de retranscription des offres prestataires en proposition commerciale
• Rédaction des offres clients : offre écrite et élaboration du budget
• Suivi logistique de l'évènement en binôme & reporting à chaque étape au chef de projet
• Gestion et suivi financier des évènements avec accord du chef de projet
• Suivi de la réalisation des outils d'édition (signalétique, badge, affichage)
• Emission et contrôle des factures achats fournisseurs & ventes clients