Assistant du Chef de Bureau (H/F) Finances / Ressources Humaines / Administration / Service RH, Paris

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ) est un organisme binational au service de la coopération franco-allemande avec deux adresses, l’une à Paris, l’autre à Berlin. Il a été créé en 1963 par le traité franco-allemand de coopération. Son objectif est de donner de nouvelles impulsions au dialogue entre jeunes Français et Allemands dans le cadre d’une Europe élargie.

L'Office franco-allemand pour la Jeunesse recherche pour son bureau « Finances, Ressources Humaines et Administration » basé à Paris, un(e)

Assistant(e) du Chef de Bureau « Finances, Ressources Humaines et Administration » et du Service RH (H/F)

Le poste à temps plein est à pouvoir immédiatement pour une durée de 3 ans. Une prolongation est possible. La rémunération est fixée par le statut du personnel de l'OFAJ.

Activités principales

1. Assistanat du Chef de Bureau « Finances, Ressources Humaines et Administration » (50%)

• Suivi des dossiers en cours et traduction de documents dans la langue maternelle
• secrétariat classique : rédaction, diffusion et exploitation des comptes rendus de réunions, distribution du courrier pour le bureau, prise d'appels téléphoniques
• études spécifiques à la demande du Chef du bureau
• gestion des déplacements et suivi de l'agenda du chef de bureau
• fonction de « relais communication interne » : rédaction et diffusion des informations à l'intérieur du bureau et de l'institution, participation au développement d'un intranet

2. Assistanat au Service des Ressources Humaines (50%)

• participation aux divers projets RH
• gestion du recrutement et de l'intégration des stagiaires
• participation à la gestion, aux paramétrages et à la clôture de l'outil de gestion du temps « Tooltime »
• création et mise à jour des tableaux de bord, statistiques, listes téléphoniques et organigramme
• participation à la préparation et à la diffusion de la documentation du secteur
• remplacement de l'assistant RH en charge de la gestion du temps
• suivi du secrétariat de la Commission d'arbitrage

Compétences requises

• Excellente maîtrise des outils informatiques : Word, Excel (tableaux croisés et formules), PowerPoint
• Appétence pour les chiffres
• Très bonne connaissance du français et de l'allemand : langue maternelle allemande de préférence
• Bonne qualités rédactionnelles
• Bonnes qualités relationnelles
• Rigueur et discrétion, sens de l'organisation
• Capacité à travailler en équipe