Verwaltungssekretär/in (m/w/d), München

L’Institut Français de Munich, antenne de l’IFA en Bavière, a pour mission de promouvoir la langue et la culture françaises à Munich et dans sa région. Dans ce cadre, il offre des cours collectifs et individuels de français langue étrangère de tous niveaux, en direction des particuliers, des entreprises et des institutions.

Aufgaben

Wir suchen eine(n) VERWALTUNGSSEKRETÄR(in), der/die die folgenden Aufgaben (Kursabteilung und allgemeine Unterstützung) erfüllt:

Unter der Aufsicht des Leiters der Kursabteilung und des Generalsekretärs führt der/die Verwaltungssekretär/in hauptsächlich die folgenden Aufgaben und Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Sekretariat der Kursabteilung und zur allgemeinen Unterstützung der anderen Abteilungen aus:

Unterstützung des Kurssekretariats (22,3 Stunden)

• Unterstützung beim Empfang, der Orientierung und der Einschreibung der Lernenden in die Sprachkurse
• Organisation der Bewertungen des Niveaus der Lernenden
• Administrative Betreuung der Sprachkurse
• Erfassung der Kundenkarten; Liste und Nachverfolgung der Anwesenheitsliste, Teilnahmebescheinigungen
• Überwachung der Zahlungen: Überprüfung der Zahlungen, Mahnschreiben, in Verbindung mit GS und Kursverantwortlichen
• Überwachung der Anwesenheit der Kursschüler (Überwachung der Qualität des Kursdienstes)
• Aktualisierung und Verfolgung des Raumbelegungsplans
• Unterstützung bei der Überwachung der Rechnungsstellung für selbstständige Lehrkräfte
• Teilnahme an der Kommunikation des Instituts in Verbindung mit der Kurstätigkeit
• Interne Kommunikation von Informationen zu den Kursen

Administrative Unterstützung Querschnittsdienste (16 St.)

• Administrative und logistische Unterstützung; Verfolgung der Post, der Rechnungen und der Lieferungen; Einholung von Kostenvoranschlägen, Verfolgung von Verträgen und administrative Erklärungen in Verbindung mit dem GS ;
• Verwaltung der Bestellungen und der Beschaffung von laufenden Lieferungen ;
• Punktuelle Unterstützung bei der administrativen und logistischen Organisation von Prüfungssessionen und Veranstaltungen im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Instituts.

Gesuchtes Profil

• Erfahrung im Bereich des Empfangs und des Kontakts mit der Öffentlichkeit, Kenntnisse der EDV-Tools Excel und Word und Fähigkeit zur Nutzung von Verwaltungssoftware, gute Deutschund Französischkenntnisse (C1 in beiden Sprachen), Diskretion, Höflichkeit und Pünktlichkeit, Sinn für Organisation und Präzision ;
• Kenntnisse in Französisch als Fremdsprache wären von Vorteil.