Verwaltungsassistent/in in Teilzeit, München

Die Vertretung der Regierung von Québec in München sucht zum 1.5.2016 eine/n Verwaltungsassistent/in (Teilzeit 22,5 h/Woche/ 3 Tage). Der/die Verwaltungsassistent/in unterstützt die Leiterin der Verwaltungsabteilung (Attachée für Administration) in allen Belangen ihrer Arbeit. Die Teilzeitstelle ist zunächst bis zum 31.12.2016 befristet.

IHRE AUFGABEN

Büroorganisation

• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
• Vorbereitung des Konferenzsaals für Videokonferenzen und Treffen aller Art
• Postversand
• Bestellung von Büromaterial
• Zuständig für alle Aspekte der Büroorganisation (u.a. Kontrolle und Wartung aller Geräte)

ADMINISTRATION

• Prüfung von diversen Rechnungen
• Autorisierungsanfragen von Rechnungen in unserem Ministerium in Québec
• Einholen und Vergleichen von Angeboten
• Erstellung von Teilbudgets für verschiedene Veranstaltungen
• Administrative Teilaufgaben im Buchhaltungsprogramm SAGIR
• Verwaltung der Urlaubsdaten der Ortskräfte
• Zollabwicklung im Rahmen von Versand und Erhalt diverser Sendungen von und nach Kanada
• Unterstützung der Verwaltungsabteilung bei bevorstehenden Büroumzügen
• Unterstützung der Verwaltungsabteilung bei der Logistik von Ministerbesuchen
• Bereitschaft zur Unterstützung bei Abendveranstaltungen

IHRE QUALIFIKATION

• Abgeschlossenes Studium im Verwaltungswesen oder entsprechende mehrjährige Berufserfahrung (Buchhaltung, Controlling)
• Exzellente Französisch - und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen Computeranwendungen (MSOffice)
• Selbständige und strukturierte Arbeitsweise
• Kontaktfreude und Kommunikationsstärke
• 3-4 Jahre Berufserfahrung erwünscht

WER WIR SIND

Die Vertretung der Regierung von Québec in München und ihr Büro Berlin sind in Deutschland, Österreich und der Schweiz tätig. Die Regierungsvertretung in München arbeitet seit über 25 Jahren insbesondere in den Bereichen Politik, Wirtschaft und Öffentlichkeitsarbeit.