Secrétaire (H/F), Genève

Votre mission

Le/la titulaire devra assurer, de manière autonome, les différentes tâches administratives et rédactionnelles inhérentes au secrétariat et à la réception du service du protocole.

Plus spécifiquement, il/elle devra:

• Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques, ouvrir et distribuer le courrier, ainsi que gérer la boîte e-mail générale du service;
• Informer et renseigner le public et les organisateurs (internes et externes) de manifestations sur toutes les questions d'ordre protocolaire
• Réceptionner et enregistrer les invitations reçues par le Conseil d'Etat et récolter toutes les informations importantes y relatives, puis renseigner les secrétariats des conseillers d'Etat sur le suivi de ces invitations;
• Gérer divers inventaires ainsi que la base de données des contacts institutionnels en vue de publipostages et mises sous pli
• Gérer l’agenda protocolaire du Conseil d'Etat et s'assurer de l'accueil et du bon déroulement lors de la représentation des membres du Gouvernement dans notre canton ou à l’extérieur
• Gérer l'agenda du chef du service et rédiger toutes sortes de correspondances
• Participer à l'organisation des rencontres, séances, manifestations et réceptions officielles dans le cadre de l'activité du service
• Toutes autres activités en lien avec un secrétariat.

Votre profil

• Maturité professionnelle, assortie d’une expérience de plusieurs années dans un secrétariat de haut niveau et dans la gestion administrative.
• Grande rigueur administrative, sens élevé de l'organisation, entregent, discrétion, bonne présentation et goût pour les contacts de haut niveau.
• Aptitude à travailler sous pression, avec rapidité et précision, tout en sachant faire face aux situations imprévues et être capable de mener plusieurs tâches à la fois. Faire preuve de flexibilité et de proactivité.
• Excellente maîtrise du français et de l'orthographe. Bonnes connaissances en anglais et en allemand.
• Connaissances du milieu politique et institutionnel genevois et suisse.
• Maîtrise des outils de Windows Office 2010 (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)

Vos avantages

• Le service du protocole assure la qualité des relations de l'Etat avec les différentes autorités de la Confédération, le monde diplomatique et consulaire, ainsi que les organisations internationales installées à Genève.
• Il est également la force événementielle du gouvernement et veille, à cet égard, à l'application des règles de préséance du canton et permet ainsi le bon déroulement protocolaire des manifestations officielles impliquant le Conseil d'Etat ou l'un de ses membres.
• En intégrant le service du protocole, vous travaillerez dans un environnement dynamique, varié et exigeant, dans lequel vous aurez des contacts avec de nombreux interlocuteurs différents.