Secrétaire au service des ressources humaines Secrétariat général de l’Institut français d’Allemagne, Berlin

Das Institut français Deutschland (IFA) umfasst 11 Standorte bundesweit und wird von einem zentralen Leitungsorgan gesteuert. Mit seiner Kultur- und Bildungsarbeit ist das IFA ein wichtiges Glied in den schulischen, universitären, wissenschaftlichen, wirtschaftlichen, politischen und konsularischen Beziehungen zwischen Frankreich und Deutschland und trägt auf diese Weise wesentlich zur Verbreitung der französischen Sprache und der französischen und frankophonen Kultur bei. Das Institut français Deutschland (IFA) ist der Kulturabteilung der Französischen Botschaft in Deutschland angegliedert, welche vom Botschaftsrat für Kultur, Bildung und Hochschulwesen geleitet wird, der zugleich auch Direktor des IFA ist.

L'Institut français d'Allemagne recherche une/un secrétaire au service des ressources humaines.

Descriptif du poste et des missions proposées

Sous l’autorité de la secrétaire générale fédérale et de son adjointe, le/la secrétaire au service des ressources humaines exécute principalement les missions et activités suivantes :

1 - Participer à la gestion administrative des ressources humaines

> Gestion administrative des agents

• Appuyer à la rédaction de documents administratifs (décisions, courriers, contrats, avenants, etc.),
• Gérer le suivi des absences des agents de droit local en coordination avec les antennes et le SG fédéral sur le logiciel dédié.
• Vérifier la bonne réception des justificatifs de transport mensuels et des évaluations annuelles,
• Suivre l’élaboration des calendriers de jours fériés, actualiser l’organigramme et l’annuaire
• Mettre à jour des bases de données RH
• Gérer l’envoi par courrier de documents RH, la diffusion de divers documents et l’archivage.
• Effectuer le suivi administratif des formations (inscription, dossiers etc).

> Gestion des congés des agents expatriés

• Assurer le traitement, le suivi et la saisie des absences des agents, en lien avec le secrétariat général de l’Ambassade.

> Gestion administrative des stagiaires

• Vérifier les avis de stage avant publication, s’assurer de la complétude des dossiers administratifs des stagiaires (conventions avec les établissements, assurance, sécurité sociale…), assurer la gestion des congés
• Être le point de contact au niveau du siège fédéral,
• Elaborer des tableaux de suivi,
• Transmettre des informations aux gestionnaires budgétaires pour les paiements des gratifications.

> Gestion matérielle des agents

• Participer à l’intégration administrative et matérielle des nouveaux agents, en coordination avec les différents services en particulier informatiques et service intérieur.
• Collecter les besoins de fourniture, en assurer les commandes et le suivi du stock
• Gérer les commandes de billets de transport en lien avec l’agence de voyage, transmettre les factures aux différents services, être le référent auprès du prestataire voyagiste

2 - Assurer le suivi de projets RH pour le déploiement d’outils à l’IFA

L’agent se voit confier les tâches ci-dessous et assure un reporting mensuel à sa hiérarchique sur l’état d’avancement :

> Logiciel de congés

• Assurer le paramétrage, le déploiement et le suivi opérationnel de la plateforme en ligne dédiée à la gestion des absences des agents de droit local de l’Institut français d’Allemagne, être le point de contact des antennes au niveau fédéral et assurer la bonne coordination avec le prestataire.

> Numérisation des dossiers du personnel

• Piloter et déployer en lien avec la SG adjointe la numérisation des dossiers RH des agents de droit local : recueillir le consentement des agents, création et alimentation des dossiers, soutien au antennes, communication etc

3 - Assurer la tenue d’outils de pilotage

• Collecter des données (notamment RH) et élaborer des tableaux de bord et de synthèse à des fins de pilotage : formation, évaluation, absences, budget etc.

4 - Participer à diverses tâches administratives pour le secrétariat général

• Organiser des réunions en présentiel ou à distance, gérer des mises en page et publipostage de divers documents (courriers, notes, dossiers), assurer le suivi du circuit de validation des parapheurs, gérer des transmissions et archivage de documents, organiser les missions du secrétariat général.

Profil

• formation de préférence en ressources humaines, assistant de direction
• maîtrise du français et de l’allemand (C1 dans les deux langues)
• maîtrise des outils informatiques (pack Office, zoom, Teams…)
• capacités rédactionnelles
• capacité à communiquer rapidement et efficacement
• excellentes capacités d’organisation et d’anticipation
• discrétion, confidentialité
• polyvalence
• rigueur
• capacité à rendre compte
• prise d’initiative