Secrétaire administratif(ve) et culturel(le) (H/F/D), Düsseldorf

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.
L’Institut de Düsseldorf, antenne de l’Institut français d’Allemagne dans le Land de Rhénanie-du- Nord-Westphalie a pour mission de promouvoir la langue et la culture françaises, et de développer et approfondir les relations franco-allemandes, y compris par des coopérations. Il propose au public du Land des manifestations culturelles, des cours de français et diplômes de langue ainsi qu’une médiathèque.

Au sein d´une équipe de 21 personnes dont 12 à Düsseldorf, le/la secrétaire administratif(ve) et culturel(le) est chargé(e) de l’accueil et de la réponse téléphonique au public de l’Institut français de Düsseldorf ainsi que du secrétariat de l’Institut.

Missions

• Accueil du public:
  • Accueillir, orienter et renseigner le public de l’Institut
  • Réponse ou réattribution des messages reçus dans la boîte mail de l’Institut
  • Gestion du flux d’appels téléphoniques  
• Gestion du secrétariat administratif et culturel:
  • Manifestations culturelles : inscriptions aux manifestations, aide à l’organisation logistique (préparation matérielle, administrative et technique)
  • En lien avec la secrétaire générale, participer à la gestion et au suivi des factures et de la régie
  • Rédaction de courriers, de listes d´invitations, de remerciements, de compte- rendus et ponctuellement rédaction de simples traductions
  • Suivi du courrier, des facturations et des livraisons
  • Approvisionnement en fournitures courantes
  • Coordination et suivi de la gestion matérielle du bâtiment en lien avec la Mairie (travaux, petites réparations, commandes, équipements techniques)
  • Saisie des données dans les logiciels de l’Institut, collecte de données pour les enquêtes  
• Participation au fonctionnement de la médiathèque:
  • Inscription, conseil et assistance aux usagers de la médiathèque
  • Gestion et enregistrement des prêts et des restitutions
  • Gestion de la caisse et de la comptabilité de la médiathèque

Profil

• Qualités personnelles:
  • Sens de l’accueil et aisance relationnelle
  • Discrétion, courtoisie et ponctualité
  • Esprit d’équipe et de coordination
  • Bonne rédaction
  • Polyvalence
  • Disponibilité
  • Intérêt envers les secteurs d’activité de l’Institut (Culture, Coopération linguistique, Cours de français, Examens, Médiathèque)  
• Compétences:
  • Connaissance des outils informatiques Word, Excel
  • Bonne connaissance de l’allemand (C1) et bonne connaissance du français (niveau C1)
  • Volonté de se familiariser avec les logiciels de l´institut (cours, médiathèque)

Informations générales

CONDITIONS

• Poste à pourvoir à compter du 2 mai 2023
• CDD d’un an (renouvelable)
• Temps de travail :  23 heures par semaine réparties sur 3 jours de la semaine et un samedi sur deux (uniquement le matin)
• Lieu de travail : Institut français de Düsseldorf (Bilkerstr. 9, 40213 Düsseldorf)
• Il sera demandé de travailler un samedi matin sur deux
• Rémunération : ?
• L'affiliation préalable à une caisse de sécurité sociale allemande est obligatoire.