MitarbeiterIn (w/m/d) im Veranstaltungsmanagement, Stuttgart

Die Vertretung des Landes Baden-Württemberg bei der Europäischen Union in Brüssel sichert die Präsenz des Landes bei der EU und den in Brüssel ansässigen Institutionen aus Politik, Wirtschaft und Kultur. Sie hat sich in Brüssel einen ausgezeichneten Ruf als Veranstalter hochrangiger und informativer Begegnungen erworben.

Im Staatsministerium ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt der Dienstposten einer/eines Mitarbeiterin/Mitarbeiters (w/m/d) im Veranstaltungsmanagement Kennziffer 13.141 befristet für die Dauer von zwei Jahren zu besetzen.

Ihre Aufgaben

• Mitarbeit im Veranstaltungsmanagement im Mitteltrakt Neues Schloss z.B.
• Begleitung von Baumaßnahmen und Handwerkerleistungen in Abstimmung mit der auftraggebenden Einrichtung
• Betreuung und Aufbau der Veranstaltung (z.B. Rednerpult, Bestuhlung/Möblierung der Räume, Bereitstellung von Tafelgeschirr und Gläsern, Sicherstellung der Betriebsbereitschaft der Küchengeräte)
• Einweisung und Unterweisung der Mitarbeitenden externer Dienstleister entsprechend den Vorgaben aus Arbeits-, Brand-, Daten- und Objektschutz
• Ansprechpartner/-in für die Mitarbeitenden des Catering-Unternehmens
• Teilnahme an den Vorbesprechungen für die Veranstaltung mit den verschiedenen Veranstaltern bzw. Verantwortlichen aus dem Staatsministerium
• Serviceleistungen bei Sitzungen und Besprechungen der Hausspitze des Staatsministeriums im Mitteltrakt des Neuen Schlosses
• Übernahme der Veranstaltungsleitung im Sinne VStättVO vor, bei und nach Veranstaltungen
• Koordinierung der Planung, Durchführung und Überwachung von Veranstaltungen auf Grundlage der Vorgaben der VStättVO
• Erstellung von Veranstaltungs- und Sicherheitskonzepten unter Berücksichtigung von Arbeitsschutz- und Brandschutzvorschriften
• Ständige Kontrolle aller Räumlichkeiten:
• Durchführen von Kleinreparaturen und Instandsetzungen, Wahrnehmung von Hausmeistertätigkeiten
• Eigenverantwortliche Beauftragung der Gebäudereinigungsfirmen mit Einweisung und Kontrolle der Reinigungskräfte
• Eigenverantwortliche Verwaltung des Wein- und Getränkelagers sowie Ein-kauf und Bestellung von Standardprodukten und Verbrauchsmaterial
• Bedienen der Einbruchmeldeanlage, im Einzelfall auch außerhalb der üblichen Dienstzeiten

Ihr Profil

• Abgeschl. Berufsausbildung und Berufserfahrung im Holz-, Bau- oder Elektrogewerbe, als Restaurantfachmann/frau o. Hotelfachmann/-frau
• Qualifikation zur Veranstaltungsleitung gemäß der VStättVO oder Bereitschaft, diese zu erlangen
• Qualifikation zum/zur Brandschutzbeauftragten oder Bereitschaft, diese zu er-langen
• Fremdsprachenkenntnisse englisch, französisch sind von Vorteil
• Ein hohes Maß an Leistungs- und Einsatzbereitschaft; auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten, z.B. nachts und teilweise am Wochenende

Unser Angebot

• Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
• Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW
• Verpflegungsmöglichkeiten in einer Betriebskantine