Mitarbeiter Administration (w/m/d) Deutsch / Französisch - in Teilzeit mit 28 Wochenstunden, Paris

L’Office National Allemand du Tourisme (ONAT), agence de promotion des activités touristiques de l’Allemagne, est à la recherche d’un responsable administratif et financier. Le poste requiert un excellent niveau d’allemand et de français, l’annonce qui suit est donc en allemand.

Die Deutsche Zentrale für Tourismus e.V. (DZT) ist das nationale „Tourist Board“ Deutschlands mit Hauptsitz in Frankfurt am Main. Sie bewirbt das Reiseland Deutschland im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) und wird von diesem aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestages gefördert.

Die DZT entwickelt und kommuniziert Strategien und Produkte, um das positive Image der deutschen Reisedestinationen im Ausland weiter auszubauen und den Tourismus nach Deutschland zu fördern. Dazu unterhält sie weltweit 25 Ländervertretungen.

Die DZT Frankreich sucht, ab Mai 2024 für ihre Auslandsvertretung in Paris umgehend eine/einen

Mitarbeiter Administration (w/m/d) in Teilzeit mit 28 Wochenstunden

Der Aufgabenbereich umfasst folgende Tätigkeiten

Administration

• Allgemeine Büroorganisation und Dokumentation
• Schriftliche und telefonische Korrespondenz mit Geschäftspartnern und Lieferanten in deutscher und französischer Sprache
• Inventar, Aktenordnung und Büroverwaltung
• Jährliche Planung und Überwachung des Sachbudgets
• Umsetzung von Ausschreibungs- und Vergabeprojekten, Beschaffungswesen

Finanzen und Buchhaltung

• Erfassung von Eingangsrechnungen und Regelung des Zahlungsverkehrs
• Erstellung von Ausgangsrechnungen
• Überwachung der Reisekostenvorschüsse, Abrechnung von Reisekosten
• Terminüberwachung und Koordination zum Jahresabschluss
• Überwachung des Bankbestandes, Führen der Handkasse
• Ermittlung der abzuführenden Mehrwertsteuer in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro, jährliche MwSt. Erklärung
• Anlagenbuchhaltung

Personalverwaltung

• Vorbereitung der Mitarbeitergehälter in Zusammenarbeit mit dem Gehaltsbüro
• Korrespondenz mit der Lohnbuchhaltung, Eingabe der Mitarbeitergehälter und Sozialabgaben zur Überweisung
• Erstellen der jährlichen Gehaltshochrechnung
• Korrespondenz zu den Sozialversicherungsträgern

Profil

• Wir suchen einen Mitarbeiter mit Erfahrung im Bereich Buchhaltung/Administration mit qualifizierter kaufmännischer Ausbildung und buchhalterischen Kenntnissen.
• Sie sind es gewohnt, methodisch und selbstständig zu arbeiten und verfügen über eine hohe Team- und Kommunikationsfähigkeit.
• Der Umgang mit datenbankgestützter Software und Finanzinstrumenten ist für Sie eine Selbstverständlichkeit.
• Sie werden direkt an die Leitung des Büros in Frankreich berichten. Eine tägliche Zusammenarbeit mit den Teams der Zentrale ist notwendig und wird erwartet.
• Betriebskrankenkasse, Übernahme der Kosten für den Nahverkehr zu 50 %. Telearbeit teilweise möglich.
• Sprachkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau in Deutsch und sehr gute Französischkenntnisse sind Grundvoraussetzung.