Chargée / Chargé de projets événementiels (H/F/D), Berlin

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

L'Institut français d'Allemagne recherche une Chargée / un Chargé de projets événementiels.

Aufgaben

Placée / placé sous l’autorité du directeur et du secrétaire général fédéral de l’Institut français d'Allemagne (IFA), la Chargée / le Chargé de projets événementiels est au cœur de la mise en œuvre de la programmation événementielle de l’IFA.

La Chargée / le Chargé de projets événementiels participe à l’organisation des événements importants en soutien de l’ensemble des bureaux de l’IFA. Elle / il sera placée / placé sous l’autorité fonctionnelle du bureau concerné et remplira principalement les missions suivantes :

• Définir et assurer le planning logistique et la mise en œuvre opérationnelle des événements inscrits par les bureaux à l’agenda culturel.
• Suivre et décliner les rétroplannings en lien avec les bureaux de l’IFA.
• Analyser et recommander des moyens utiles à l’événement.
• Recherches de partenariats via sponsoring pour financement de l’événement en s’inscrivant pour ce faire dans le respect de l’action de coordination générale du Responsable mécénat et sponsoring avec lequel vous serez en coordination étroite.
• Évaluer les besoins et assurer la logistique des événements, en lien avec les interlocuteurs dédiés.
• Assurer la planification et l’avancement des projets.
• Être l'interlocuteur référent des partenaires internes et externes.
• Assurer l´élaboration des devis et le respect des budgets, ainsi que la gestion, le suivi et la coordination de l´ensemble des prestations.
• Assurer la logistique d’accueil des partenaires (déplacements, hébergement).
• Assister aux réunions opérationnelles / comités de pilotage opérationnels.
• Sur le terrain : être garant de la bonne exécution des prestations et intervenir en renfort sur l'organisation.
• Participer à l'établissement du plan de communication autour de l'événement pour en assurer la promotion.
• Coordonner, avec les partenaires dans sa dimension matérielle et logistique, l'aménagement des stands sur les salons.
• Évaluer a posteriori les opérations et, le cas échéant, proposer des pistes d’amélioration.

Anforderungen

• Issue / issu d’une formation supérieure, vous disposez d’une expérience significative dans l’événementiel, idéalement acquise dans un poste équivalent, en agence ou chez l’annonceur, qui vous a permis de travailler en mode projet.
• Grâce à votre créativité, votre esprit d’initiative et votre expérience, vous êtes à la fois force de proposition tout en étant méthodologique et rigoureux dans votre activité, ce qui vous permet d’être efficace dans l’organisation d’événements.
• Vous maîtrisez les techniques de gestion de projet et vous appréciez le travail en équipe
• Grâce à votre goût pour le travail en équipe et votre relationnel, vous savez écouter et avoir des échanges constructifs avec des interlocuteurs divers.
• Vous faites preuve d'innovation et de curiosité et êtes receptive / réceptif à de nouvelles pratiques de travail, tout en restant dans le cadre imposé.
• Réactive / réactif, vous savez vous adapter, identifier les contraintes, trouver/proposer des solutions et faire face aux imprévus.
• Sens de l’efficacité et des responsabilités.
• Esprit de synthèse et d’analyse.
• Discrétion et confidentialité sont de rigueur.
• Excellente maîtrise de l’allemand (niveau B2 ou C1) et du français à l’oral et à l’écrit.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques de base (Word, Excel et Outlook).

Allgemeine Informationen

• La Chargée / le Chargé de projets événementiels pourra être amenée / amené à travailler en soirée ou le weekend, notamment pour des opérations de promotion ou des manifestations culturelles. Les heures effectuées en soirée et le weekend sont récupérées.
• Type de contrat : CDD d’un an renouvelable une fois avant possibilité de CDI.
• Il s’agit d’un contrat de droit allemand. L’affiliation à une caisse d’assurance maladie allemande est requise.
• La candidate / le candidat doit obligatoirement résider en Allemagne depuis au moins 3 mois préalablement à son embauche.
• 30 jours de congés par an.
• Prime de transport de 25€ bruts par mois (sous conditions).