Bürokoordinator (m/w/d) Generalsekretariat, Paris

Das Deutsch-Französische Jugendwerk (DFJW) ist eine internationale Organisation im Dienst der deutsch-französischen Zusammenarbeit, mit drei Standorten in Paris, Berlin und Saarbrücken. Es ist auf Grundlage des 1963 unterzeichneten Elysée-Vertrags entstanden und hat die Aufgabe, die Beziehungen zwischen der deutschen und französischen Jugend innerhalb eines erweiterten Europas zu fördern.

Das Deutsch-Französische Jugendwerk sucht eine*n

Bürokoordinator*in Generalsekretariat Paris.

Die Vollzeitstelle mit Dienstort Paris ist ab sofort für 3 Jahre zu besetzen. Es besteht die Möglichkeit einer Vertragsverlängerung. Die Vergütung (13. Monatsgehalt, Verpflegungszuschuss, jährliche Gehaltserhöhungen sowie familienbezogene Leistungen) und die Arbeitsbedingungen orientieren sich am Personalstatut des DFJW.

Hauptaufgaben (in enger Zusammenarbeit mit dem*der Bürokoordinator*in Berlin)

Organisation

• Koordination des Büros des Generalsekretariats in Paris, einschließlich Terminplanung und –vorbereitung für die Generalsekretär*innen in Frankreich
• Inhaltliche Vorbereitung und strategische Beratung der Arbeit der Generalsekretär*innen in Frankreich, einschließlich Termin- und Sitzungskoordination
• Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen (Beirat und Verwaltungsrat) in Absprache mit den Generalsekretär*innen und in Zusammenarbeit mit dem*der Bürokoordinator*in des Generalsekretariats in Berlin (Unterlagen, Protokoll, Ansprechperson für Gremienmitglieder, Koordination des Aktions- und/oder Orientierungsplans)
• Vor-und Nachbereitung der Sitzungen der Referatsleitungen in Paris und an Drittorten
• Unterstützung der Generalsekretär*innen in der hausinternen Zusammenarbeit und bei der Betreuung von strategischen Partnern
• Kontrolle über die Verfahrensabläufe der Aktualisierung der Richtlinien in Kooperation mit dem Referat „Finanzen, Personal und Verwaltung“
• Budgetverwaltung des Generalsekretariats am Standort Paris

Inhaltliche Arbeit

• Unterstützung und strategische Beratung der Generalsekretär*innen bei der Netzwerkpflege strategischer Partner in Frankreich
• Verfassen von offiziellen Schreiben, Vermerken und Gesprächsprotokollen
• Beobachtung und Analyse der politischen und institutionellen Entwicklungen der deutsch- französischen Beziehungen
• Koordination von Rede- und Textbausteinen, Sprechzettel für Vorträge des Generalsekretariats in Zusammenarbeit mit den Referaten
• Koordinierung referatsübergreifender Themen
• Fachliche Betreuung der Assistenz und der Praktikant*innen im Generalsekretariat am Standort Paris

Repräsentation

• Gelegentliche Repräsentation des DFJW bei externen Sitzungen und Veranstaltungen

Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten

• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und der französischen Sprache in Wort und Schrift (Französisch auf Muttersprachniveau)
• Organisationstalent und Redaktionsfähigkeit
• Hochschulabschluss auf Masterniveau in einem arbeitsrelevanten Umfeld
• Hohes Interesse für bildungs- und gesellschaftspolitische Themen, insbesondere in der Jugend-, Bildungs-, Kultur- und Europapolitik
• Diplomatisches Auftreten, Interesse an protokollarischen Abläufen
• Teamfähigkeit
• Kenntnisse in der Haushaltsführung
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office
• Gewissenhaftigkeit, hoher Grad an Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit
• Schnelles Reaktionsvermögen und Flexibilität