Bürokoordinator (m/w/d) Generalsekretariat, Berlin

Das Deutsch-Französische Jugendwerk (DFJW) ist eine internationale Organisation im Dienst der deutsch-französischen Zusammenarbeit mit vier Standorten in Berlin, Paris, Saarbrücken und Straßburg. Es wurde 1963 auf der Grundlage des Élysée-Vertrags gegründet. Das DFJW hat die Aufgabe, die Beziehungen zwischen jungen Menschen aus Deutschland und Frankreich innerhalb eines erweiterten Europas zu fördern. Gemeinsam mit seinen Partnern trägt es zur Vermittlung der Kultur des Nachbarlandes bei, stärkt das interkulturelle Lernen und unterstützt die berufliche Qualifizierung junger Menschen. Darüber hinaus fördert das DFJW grenzüberschreitende Projekte für bürgerschaftliches Engagement, sensibilisiert für die besondere Verantwortung Deutschlands und Frankreichs in Europa und motiviert junge Menschen, die Partnersprache zu erlernen.

Hauptaufgaben

Organisation:

• Koordination des Büros des Generalsekretariats in Berlin, einschließlich Terminplanung und –vorbereitung für die Generalsekretär*innen in Deutschland
• Vorund Nachbereitung der Gremiensitzungen (Beirat und Verwaltungsrat) in Absprache mit den Generalsekretär*innen und in Zusammenarbeit mit dem*der Bürokoordinator*in des Generalsekretariats in Paris (Sitzungsunterlagen, Protokoll, Koordination des Aktionsund/oder Orientierungsplans)
• Inhaltliche Vorbereitung und strategische Beratung der Arbeit der Generalsekretär*innen in Deutschland, einschließlich Terminund Sitzungskoordination
• Vor-und Nachbereitung der Leitungssitzungen des Generalsekretariats mit den Referatsleitungen
• Unterstützung der Generalsekretär*innen gegenüber strategischen Partnern
• Kontrolle über die Verfahrensabläufe der Aktualisierung der Richtlinien in Kooperation mit dem Referat „Finanzen, Personal und Verwaltung“
• Budgetverwaltung des Generalsekretariats am Standort Berlin

Inhaltliche Arbeit:

• Verfassen von offiziellen Schreiben, Vermerken, Sitzungsvorlagen und Gesprächsprotokollen
• Unterstützung und strategische Beratung der Generalsekretär*innen in der Zusammenarbeit mit Partnern
• Koordination und Verfassen von Redeentwürfen sowie Sprechzetteln für Vorträge des Generalsekretariats in Zusammenarbeit mit den Referaten
• Beobachtung und Analyse der politischen und institutionellen Entwicklungen der deutsch-französischen Beziehungen
• Koordinierung referatsübergreifender Themen
• Fachliche Betreuung der Assistenz und der Praktikant*innen im Generalsekretariat am Standort Berlin

Repräsentation:

• Gelegentliche Repräsentation des DFJW bei externen Sitzungen, Veranstaltungen und gegenüber Partnern

Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten

• Exzellente Kenntnisse der deutschen und der französischen Sprache in Wort und Schrift (Deutsch – Muttersprachniveau, Französisch mindestens Niveau C1 des europäischen Referenzrahmens)
• Starke redaktionelle Kompetenz und Organisationstalent
• Hochschulabschluss auf Masterniveau in einem arbeitsrelevanten Umfeld
• Hohes Interesse an Politik und Gesellschaft, insbesondere in der Jugend-, Bildungs-, Kulturund Europapolitik
• Diplomatisches Auftreten, Interesse an protokollarischen Abläufen
• Teamfähigkeit
• Kenntnisse in der Haushaltsführung
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office
• Gewissenhaftigkeit, hoher Grad an Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit
• Schnelles Reaktionsvermögen und Flexibilität
• Bereitschaft zu Dienstreisen in Deutschland und Frankreich