Assistant (H/F), Berlin

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ) est un organisme binational au service de la coopération franco-allemande avec deux adresses, l’une à Paris, l’autre à Berlin. Il a été créé en 1963 par le traité franco-allemand de coopération. Son objectif est de donner de nouvelles impulsions au dialogue entre jeunes Français et Allemands dans le cadre d’une Europe élargie.

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse recherche pour son Centre de services partagés de son bureau Finances, Ressources Humaines et Administration basé à Berlin, une personne pour le poste de :

Assistant.e (H/F)

Ce poste à temps plein basés à Berlin, Molkenmarkt 1, est à pourvoir dès que possible jusqu’au 30 septembre 2018. Une prolongation est possible.
L’OFAJ soutient la conception et l’organisation de programmes d’échanges franco-allemands de jeunes réalisés par des porteurs de projets issus du domaine de l’éducation et de la jeunesse. Le traitement des demandes de subvention et des décomptes est centralisé dans un Centre de services partagés.

Activités principales

Traitement des demandes à l'arrivée (numérique et papier):

• Saisie des demandes papier dans le programme de gestion des données (« ONLINE »)
• Contrôle de la présence des pièces obligatoires
• Vérification de la conformité avec les directives de l’OFAJ
• Création ou modification d’un dossier de bénéficiaire dans la base de données
• Signalement au demandeur ou à la Centrale, qui rassemble les demandes et les décomptes de ses associations membres, des pièces manquantes

Traitement des décomptes:

• Saisie des données papier dans ONLINE
• Dans le cas de saisie ONLINE par le demandeur de subvention : Vérification de la concordance entre les documents et la saisie
• Vérification de la présence des pièces

• Contrôle de la conformité des pièces (par ex. facture comportant toutes les mentions obligatoires, signature sur la liste des participants...) et signalement d'éventuels manquements aux directives

• Demande de pièces complémentaires

• Correction des informations du dossier de bénéficiaire si nécessaire

Transmission au bureau avec check list:

• Saisi de factures et remboursement de frais de voyage
• Contribution aux travaux sur les directives, sur l’outil ONLINE, la dématérialisation etc.

Profil

• Bonne capacité d’organisation
• Rigueur et précision
• Très bonne maîtrise de l’allemand et du français
• Bonne connaissance d’un autre programme de gestion des données
• Intérêt pour le travail en mode projet
• Capacité de communication en interne et en externe