Assistant(e) Administrative & Gestion (H/F/), Pau

Premier groupe européen de haute technologie, Siemens conjugue depuis toujours performance technique, innovation, qualité et fiabilité.
Nos activités centrées sur les secteurs des infrastructures et des villes, l'industrie, l'énergie et la santé, ciblent des marchés de croissance sur lesquels le Groupe nourrit l'ambition d'être leader.

Vos missions

Dans le respect des règles HSE (Hygiène, Sécurité et Environnement), l’assistant/e Administrative & Gestion assiste les partenaires exécution dans leurs missions de suivi administratif, qualité, sécurité et financier des contrats clients (solution et service).

A ce titre :

• Vous participez aux activités opérationnelles du service en autonomie sur tout ou partie d'une activité/mission en étant facilitateur/facilitatrice et acteur/actrice des processus et routines associés (planification, imputations des heures, audits …)
• Vous gérez les équipements de protection individuelle et des vêtements de travail (dotations et renouvellements)
• Vous gérez les matériels et outillages individuels ou communs (dotations et renouvellements), ainsi que les petites fournitures techniques, commandes de fournitures et de consommables pour l’agence de PAU et de Bidart.
• Vous assurez, avec le support du QHSE et sous la responsabilité de manager encadrant, le suivi des habilitations métiers et sécurité
• Vous contribuez à la rédaction des plans de prévention et PPSPS, sous la responsabilité du gestionnaire exécution
• Vous réalisez la gestion administrative des contrats clients (déclaration de sous-traitance, DC4, autorisation d’accès…)
• Vous effectuez la gestion de la sous-traitance, sous la responsabilité du gestionnaire exécution (déclaration de sous-traitance, demande d’agrément, facturation et entrée marchandise au niveau des travaux et des contrats en cours)
• Vous rédigez et envoyez des courriers suite à réclamation client ou autres.
• Vous participez à la gestion du standard téléphonique, à l’accueil physique, à la gestion du courrier et à la relation avec La Poste.
• Vous participez à la gestion de l'agenda des salles de réunion, l’organisation logistique des événements de l'agence, vous tenez à jour les différents tableaux d’affichages des divers documents publics.
• Vous gérez la collecte et le traitement des déchets de l’agence (supervision des demandes de roulement des bacs (enlèvement et dépôt).
• Vous participez à la gestion de la réception des colis et des demandes d’enlèvement
• Vous suivez les congés du personnel.
• Vous suivez les visites médicales de l’ensemble du personnel.
• Vous participez à la gestion des entrées et sorties de personnel.

Vos atouts

• Formation de niveau Bac +2 gestion d’entreprise/assistanat des équipes/ administration de ventes ou expérience professionnelle équivalente Compétences techniques
• Connaissances générales en gestion de contrats
• Connaissances générales en relation clientèle ou fournisseurs
• Maîtrise des outils bureautiques : vous maîtrisez le Pack Office, notamment Excel (savoir utiliser les formules et les fonctions de base)
• Maîtrise des outils de gestion et de systèmes d’information : vous êtes à l'aise avec les outils informatiques de gestion.
• Anglais professionnel
• Volontaire, méthodique et ordonné(e), votre capacité à communiquer et votre sens de l'écoute sont des atouts pour votre réussite.