Assistant de direction (H/F), Berlin

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

ACTIVITES PRINCIPALES

L'assistant de direction est chargé d'assister le directeur / Conseiller Culturel dans l'ensemble de ses missions, en le déchargeant de toutes les tâches administratives.

• Gestion de l'agenda et coordination des priorités, des rendez-vous et des activités du Directeur
• Gestion des contacts et interface auprès des divers interlocuteurs, au niveau fédéral et au niveau régional, filtrage des appels téléphoniques
• Exécution de tâches opérationnelles, administratives et logistiques fixes et variées, telles que la gestion du courrier postal et électronique, le classement quotidien, la préparation des dossiers nécessaires à l'activité quotidienne du directeur, la réservation de salle de réunion, l'organisation de séminaires, l'organisation des déplacements ...
• Constitution et suivi de dossiers spécifiques (ex : entretiens annuels d'évaluation menés par le directeur)

PROFIL

Qualités personnelles

• Rigueur, organisation et autonomie
• Capacité à gérer les priorités
• Excellent relationnel et grande capacité de communication
• Capacité à adopter son comportement et son discours à différents types d'interlocuteurs
• Capacité à anticiper les besoins des collaborateurs
• Polyvalence et capacité d'adaptation
• Disponibilité (horaires flexibles)
• Grande discrétion et totale confidentialité

Compétences techniques

• Excellente maîtrise de la communication écrite et orale dans les deux langues (niveau C1 - Certificat DALF souhaité pour les candidats non francophones)
• Parfaite maitrise de l'orthographe, la grammaire et la syntaxe de la langue française
• Connaissance du fonctionnement d'une administration
• Maîtrise du pack MS-Office indispensable

Formation et expérience requise

• De formation de type Bac +2/3 en assistanat de direction (BTS/DUT) minimum, vous justifiez d'une première expérience significative d'au moins 2 ans à un poste similaire au sein d'un milieu exigeant et performant.

CONDITIONS

• Poste à pourvoir à compter du 1er février 2016
• CDD d'un an (remplacement durant un congé parental)
• Temps de travail : 18,30 heures hebdomadaires (sur 2 jours et demi : mercredi après-midi, jeudi et vendredi)
• Lieu de travail : Institut français d'Allemagne - Pariser Platz 5 - 10117 Berlin
• Rémunération mensuelle brute : 1038 €