Assistant administratif bilingue (H/F), Vogelgrun

INFOBEST est une instance publique transfrontalière franco-allemande auprès des particuliers, entreprises, associations et administrations qu’elle conseille et oriente, le cas échéant, vers les organismes compétents dans les domaines suivants : assurance maladie, prestations familiales, retraite, fiscalité, immatriculation et permis de conduire, emploi, chômage, déménagement dans le pays voisin, et plus généralement sur les structures administratives des deux pays.

Placé sous l’autorité du Président d’Infobest (présidence alternée entre le Landratsamat Breigau Hochschwarzwald et la Communauté de Communes Pays Rhin-Brisach), du responsable de la coopération transfrontalière et sous la coordination des chargés de mission.

Finalité du poste : Apporte un appui administratif permanent aux chargés de missions de l’instance. Assure l’accueil, le standard, l’agenda des permanences, des rdv des usagers. Assure une information et un conseil de premier niveau des usagers. Est garant de la qualité et de la quantité des informations mises à disposition dans le hall d’accueil.

Les principales missions sont

ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE, PHYSIQUE ET PAR VOIE ÉLECTRONIQUE

• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent.
• Donner un premier niveau d’information aux usagers en concertation avec les chargés de mission et selon leurs directives : formulaires, informations de base.
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur.
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et électroniques.

GESTION DE L’AGENDA ET SECRÉTARIAT DE L’INSTANCE INFOBEST

• Prise de rdv, accueil et orientation de l’usager dès la première prise de contact.

GESTION DU COURRIER ET DES PARAPHEURS

• Ouvrir et dispatcher le courrier à destination de l’instance
• Assurer le suivi des parapheurs mis en signature.

APPUI ADMINISTRATIF

Selon les directives des chargés de missions, l’assistant

• Rédige des courriers et en assure l’expédition,
• Prépare les publipostages,
• Réalise des traductions,
• Organise l’aspect logistique des réunions, permanences et manifestations,
• Assure le fonctionnement technique de l’instance,
• Assure les commandes de fournitures de bureau et en gère le stock.

Profil

SAVOIRS

• Bac + 2/3 dans le domaine administratif, assistant de direction complété par une expérience
• Très bonne maîtrise du français et de l’allemand (oral et écrit)
• Règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
• Une expérience de travail dans un contexte transfrontalier serait un plus

SAVOIR-FAIRE

• Sens de l’organisation et capacité à prioriser le travail
• Secrétariat et maîtrise du pack office
• Faculté d’adaptation face à des demandes et à des interlocuteurs divers
• Travail en équipe

SAVOIR-ÊTRE

• Sens du contact
• Ecoute, diplomatie, empathie
• Discrétion
• Autonomie, pragmatisme, réactivité

Rémunérations

Statutaire, régime indemnitaire, titres restaurant (valeur faciale 8€ par jour participation employeur 4.80 €), participation à la protection sociale complémentaire (mutuelle 28 €/mois, prévoyance 17.50 € /mois) et Complément Indemnitaire Annuel (13ème mois).