Quels sont les frais professionnels remboursables en Allemagne ?

Vous travaillez ou envisagez de travailler en Allemagne ? Alors vous devez absolument comprendre ce que sont les frais professionnels. Bien gérés, ils permettent de réduire vos impôts, augmenter votre pouvoir d’achat et éviter des dépenses inutiles. Quelles sont les dépenses concernées ? Comment sont-elles remboursées ? Et quelles sont les règles fiscales à connaître ? On vous explique tout, simplement et efficacement.

En Allemagne, les frais professionnels (Werbungskosten) regroupent toutes les dépenses engagées directement pour l'exercice d'une activité salariée. La loi fiscale allemande les considère comme des charges déductibles du revenu imposable. Parmi les plus courants, on trouve les frais de transport domicile-travail, les frais de double résidence (en cas de logement secondaire lié au travail), les repas lors de déplacements professionnels, ou encore les frais de formation continue.

Concrètement, un salarié peut déduire 0,30 € par kilomètre parcouru entre son domicile et son lieu de travail, jusqu’à 4 500 € par an. Pour les repas en déplacement, les indemnités journalières sont fixées à 14 € pour une absence de plus de 8 heures et 28 € pour une journée complète (source officielle du BMF).

Chaque salarié bénéficie automatiquement d’un forfait annuel de 1 230 € de frais professionnels déductibles (valeur 2025), même sans justificatif. Toutefois, si vos dépenses réelles dépassent ce montant, il est plus avantageux d’opter pour la déclaration des frais réels (Einzelnachweis). C’est souvent le cas des expatriés ou des frontaliers ayant des frais importants de transport ou de logement.

Astuce : gardez tous vos justificatifs (factures, billets de train, notes d’hôtel) et utilisez un outil comme Lexoffice ou Debitoor pour faciliter la gestion de vos dépenses et préparer votre déclaration.

Ces frais sont donc un levier fiscal puissant pour optimiser sa situation financière en Allemagne, à condition de bien les connaître et de les déclarer correctement.

En Allemagne, les frais professionnels peuvent être remboursés par l’employeur de deux manières : au réel, sur présentation de justificatifs, ou au forfait, selon des barèmes fixés par l'administration fiscale. Cette flexibilité permet aux employeurs comme aux salariés de choisir la méthode la plus avantageuse. Pour les frais kilométriques, le barème le plus courant est de 0,30 € par kilomètre pour les trajets domicile-travail avec un véhicule personnel, ce qui peut représenter une économie significative pour les salariés vivant loin de leur lieu de travail.

Par exemple, un salarié faisant 50 km aller-retour par jour sur 220 jours travaillés par an peut bénéficier d’une déduction de 3 300 € par an. Les frais de repas lors de déplacements sont eux aussi encadrés : 14 € pour les absences de plus de 8h, 28 € pour une journée complète, et 20 € pour l’hébergement sans petit-déjeuner. Ces montants sont non imposables s’ils respectent les plafonds définis par le Bundesfinanzministerium.

Pour bénéficier de ces remboursements, l’employé doit remplir une note de frais (Reisekostenabrechnung) accompagnée des justificatifs (tickets, factures, réservation d’hôtel, etc.). De nombreux employeurs utilisent aujourd’hui des outils numériques comme Personio ou DATEV Unternehmen online pour automatiser ces processus.

Conseil pratique : en cas de télétravail partiel, certains frais peuvent aussi être remboursés, comme une partie de l’abonnement internet ou du mobilier de bureau, à condition d’un accord clair avec l’employeur. Il est recommandé de formaliser ces éléments dans un contrat ou une politique interne.

En maîtrisant ces modalités, salariés et entreprises peuvent faire des économies significatives tout en restant en conformité avec la loi allemande.

En Allemagne, les frais professionnels correctement remboursés sont exonérés de cotisations sociales et non imposables pour le salarié, à condition qu’ils respectent les barèmes officiels du Bundesfinanzministerium. C’est une opportunité fiscale importante, autant pour les employeurs que pour les salariés, car elle permet d’optimiser la rémunération sans alourdir la charge fiscale ou sociale.

Par exemple, un employeur qui verse des indemnités de déplacement à hauteur des plafonds réglementaires (0,30 €/km, 14 €/jour ou 28 €/jour pour les repas) ne paiera aucune charge sociale sur ces montants, et le salarié ne les verra pas apparaître dans son revenu imposable. En revanche, si l’entreprise dépasse les plafonds ou rembourse sans justificatifs, la totalité ou une partie de la somme peut être considérée comme un avantage en nature, soumis à l’impôt sur le revenu et aux cotisations.

Astuce pour les employeurs : intégrer ces remboursements dans une politique de gestion des frais claire et documentée, avec des plafonds conformes et des processus de validation numérique (par exemple via Circula, une solution allemande spécialisée dans la gestion des frais).

Pour les salariés, ces remboursements sont à déclarer séparément dans la déclaration d’impôt (Einkommensteuererklärung), surtout s’ils optent pour la déduction des frais réels. Il est possible d’augmenter la déduction si vous avez des dépenses liées à des formations professionnelles, à l’achat de matériel informatique, ou à un bureau à domicile (häusliches Arbeitszimmer) sous certaines conditions.

Selon une étude de Statista, le remboursement d’impôt moyen en Allemagne est d’environ 1 072 € par contribuable, et une grande partie de cette somme provient des déductions liées aux frais professionnels.

Conseil pour les Français en Allemagne : faites-vous accompagner par un Steuerberater (conseiller fiscal allemand) ou utilisez des plateformes bilingues comme SteuerGo pour optimiser votre déclaration.

En résumé, bien gérer ses frais professionnels, c’est gagner en pouvoir d’achat tout en respectant la législation allemande.

Pour les entreprises françaises implantées en Allemagne ou les salariés expatriés, bien comprendre la gestion des frais professionnels est un atout stratégique. D’un côté, cela permet aux employeurs de fidéliser leurs talents sans augmenter la masse salariale. De l’autre, les salariés peuvent réduire leur imposition tout en étant remboursés de leurs dépenses réelles. Encore faut-il adopter les bons outils et connaître les règles locales.

Les employeurs doivent absolument mettre en place une politique claire de remboursement des frais (Reisekostenrichtlinie), avec des plafonds conformes aux barèmes du BMF et un processus de validation rapide. Des solutions comme Circula ou Personio permettent de digitaliser toute la gestion des frais en entreprise, avec une conformité fiscale intégrée.

Côté salariés, il est essentiel de garder tous les justificatifs (factures, tickets de transport, réservations, etc.) et de faire régulièrement des demandes de remboursement auprès de l’employeur. L’utilisation d’applications comme Taxfix facilite aussi la déclaration fiscale annuelle, en tenant compte des frais professionnels déductibles.

Un bon exemple d’entreprise active dans l’accompagnement des Français en Allemagne est EURES Allemagne. Elle conseille les candidats sur les aspects contractuels, fiscaux et sociaux liés au travail transfrontalier ou à l’expatriation.

Exemple concret : l’entreprise Mazars Allemagne, cabinet d’audit et de conseil présent dans tout le pays, accompagne les entreprises internationales sur leurs problématiques fiscales, y compris sur la mise en conformité des remboursements de frais professionnels. Elle constitue un partenaire de choix pour les PME et grandes entreprises françaises qui souhaitent sécuriser leurs pratiques fiscales en Allemagne.

Que vous soyez salarié ou dirigeant, la bonne gestion des frais professionnels est une opportunité fiscale et sociale à ne pas négliger dans un environnement comme l’Allemagne, où la réglementation est claire, mais exige rigueur et organisation.

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Olivier