Mieux communiquer avec ses collègues allemands : les 5 règles

La communication est essentielle, notamment dans un environnement multiculturel au bureau. Une bonne communication facilite la productivité. De même, une communication franco-allemande passive et lente peut rendre le travail quotidien beaucoup plus difficile. Nous vous présentons 5 stratégies de communication, pratiques et extrêmement simples ainsi que des exemples de formulation en allemand pour que vous puissiez plus rapidement atteindre vos objectifs.

Il est utile de trouver des méthodes qui nous permettent d'atteindre rapidement notre objectif et d'éviter les malentendus dans une langue étrangère. Commençons donc par nous-mêmes. Car celui qui utilise une communication intelligente s'en sort définitivement mieux dans sa vie professionnelle. Et ce, indépendamment du rythme des autres.

Il est donc important quand vous communiquez avec vos collègues allemands de :

• faciliter les décisions de votre entourage en proposant vous-même des solutions efficaces, claires et transparentes

• faciliter la vie des autres pour ouvrir une voie simple vers plus de réussite dans le travail quotidien

Une réunion importante est prévue au sein de votre équipe allemande. Des décisions sont prises. Ensuite, chacun part de son côté, termine sa journée de travail, se déconnecte. Les jours suivants, c'est le chaos, car des collègues ont mal interprété les décisions importantes ou les ont même oubliées.

Pour éviter les malentendus et les discussions qui prennent du temps, il semble très utile de résumer les décisions importantes directement par écrit et de les envoyer par e-mail. L'avantage est qu'on s'assure ainsi que chacun n'agit pas à sa guise, respecte ce qui a été convenu et ne se met pas en retrait.

Exemples de formulation d'un e-mail de rappel en allemand

Vous y voilà : vous avez votre nouveau travail et devez retirer vos candidatures en cours ! Voici les deux manières de le faire élégamment :

Les gens préfèrent de plus en plus regarder plutôt que de lire. Il s'agit de la manière dont les couleurs, les formes ou les stimuli sonores et visuels, par exemple, nous affectent.

Dans leur travail de recherche, les psychologues de la Justus-Liebig-Universität Gießen soulignent qu'environ 60 % de notre cortex cérébral est impliqué dans le traitement des stimuli visuels.

Nous traitons les textes et le langage beaucoup plus lentement et pas avec le même intérêt que les images. Par exemple, si vous réfléchissez à la question de savoir si la nouvelle mise en page doit avoir certaines formes ou couleurs, ne vous contentez pas d'en parler. Montrez aux autres les options concrètes afin qu'ils aient les images sous les yeux.

C'est ainsi que vos idées les séduiront. Selon la devise, "mieux vaut montrer que raconter".

Privilégiez systématiquement les fichiers sous format PDF. Cela semble bizarre, mais c'est essentiel : au quotidien dans le travail, nous utilisons généralement tous différents formats et partons du principe que nos collègues ont étudié les dossiers, même s'ils sont en déplacement et n'utilisent pas leur appareil habituel.

Ce raisonnement n'est pas forcément le bon. En effet, tous les formats ne s'ouvrent pas de la même manière sur smartphone, tablette et autres. Autrement dit, le contenu ne s'affiche pas toujours de la même manière. Ce n'est pas le cas des fichiers PDF qui s'affichent toujours de la même manière sur nos appareils ultra-modernes, qui sont parfois un peu particuliers.

Augmentez ainsi vos chances d'obtenir un retour plus rapide et de terminer un projet rapidement, en choisissant le format PDF.

Cela peut être infiniment agaçant de passer par des boucles : recevoir un document puis envoyer une correction, cela plusieurs fois pour un même document. Il est aisé de finir par perdre patience.

Il existe cependant une manière efficace de proposer les corrections sans ambiguïté, d'accélérer le processus et de faciliter le travail des collègues : pour que tout aille un peu plus vite, il est préférable de noter sur le document original les modifications proposées avec une couleur différente.

Des programmes de traitement de texte intelligents nous facilitent aujourd'hui ce processus. Ainsi, vous ne soumettez pas à vos collègues un document de 15 pages à relire. Au contraire, il renvoie directement aux passages que vous avez retravaillés. Cela présente un autre avantage : vos collègues seront reconnaissants de votre démarche intelligente et vous imiteront peut-être.

Conseil : n'oubliez pas, le cas échéant, de faire référence à des sources et de les ajouter si vous les avez à disposition. Cela permet d'éviter les recherches supplémentaires qui, sinon, prolongeaient encore le processus de relecture et d'acceptation. Et ce n'est pas nécessaire.

Avez-vous récemment envisagé d'inviter vos collègues allemands à une réunion en personne pour discuter d'un projet de travail ? Le face-à-face est plutôt rare de nos jours. En effet, nous misons sur la communication numérique. Or, les conversations par e-mail ont inévitablement plus de mal à aboutir.

Et il n'est pas rare qu'un collègue frustré se trouve à l'autre bout : il écrit, elle répond. Il fait suivre. L'autre collègue ne lit pas le message. Elle s'énerve, perd patience et écrit un message malveillant pour dire que la date limite approche et qu'il manque une information importante. Un scénario que nous connaissons bien, avec ses variantes, dans notre job.

Mieux vaut organiser une réunion en personne lorsqu'un projet ambitieux est en cours. Dans ces cas particuliers, les e-mails ne devraient être que l'ultime solution lorsqu'un autre mode de communication n'est pas possible.

Important : dans d'autres cas, l'e-mail peut même être une méthode plus efficace, par exemple lorsqu'il s'agit de données concrètes dont vos collègues ont besoin. En l'occurrence, envoyez directement un fichier par courriel.

Il apparaît clairement que nous pouvons nous faciliter la vie au travail si nous adoptons parfois un mode de communication différent de celui des autres. Nous n'avons aucun contrôle direct sur les collègues lents, démotivés ou passifs. Des méthodes de communication efficaces ont cependant au moins 3 avantages qui influencent notre environnement, et ce indirectement ou directement :

• vous atteignez plus rapidement vos objectifs

• vous vous réjouissez d'aller travailler parce que la communication avec vos collègues est moins compliquée

• vous incitez éventuellement les autres à miser sur des stratégies similaires, car celui qui respire le succès, la décontraction et la satisfaction fera rapidement des envieux

Suivez donc votre propre modèle de communication. La passivité est démodée. Facilitez votre travail quotidien et celui de vos collègues en misant sur des stratégies intelligentes qui garantissent une prise de décision rapide et constructive.

Que vous privilégiez les fichiers PDF, que vous utilisiez un nouveau programme de traitement de texte ou que vous appeliez plus souvent vos collègues au lieu de rédiger un e-mail, c'est à vous d'en décider.

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