Verwaltungsleiter/in - Deutsch / Französisch, Lyon

Das Goethe-Institut ist das weltweit tätige Kulturinstitut der Bundesrepublik Deutschland. Wir fördern die Kenntnis der deutschen Sprache im Ausland und pflegen die internationale kulturelle Zusammenarbeit. Darüber hinaus vermitteln wir ein umfassendes Deutschlandbild durch Informationen über das kulturelle, gesellschaftliche und politische Leben.

VERWALTUNGSLEITER*IN (M/W/D)

am Goethe-Institut Lyon/Marseille

Beschäftigungsumfang: 90 Prozent

befristeter Vertrag im Rahmen einer Elternzeitvertretung

Vergütung gemäß örtlichem Vergütungsschema

Das Goethe-Institut ist das weltweit tätige Kulturinstitut der Bundesrepublik Deutschland. Wir fördern die Kenntnis der deutschen Sprache im Ausland und pflegen die internationale kulturelle Zusammenarbeit. Darüber hinaus vermitteln wir ein umfassendes Deutschlandbild durch Informationen über das kulturelle, gesellschaftliche und politische Leben.

Wir suchen idealerweise zum 26. August 2024 und für mindestens 12 Monate am Standort Lyon eine*n engagierte*n Kollegen*in.

Als VERWALTUNGSLEITER*IN umfasst Ihr Aufgabengebiet im Wesentlichen:

Haushaltsmanagement

• Budgetplanung auf Institutsebene, Budgetbereinigungen, Haushaltsüberwachung und Mittelbewirtschaftung
• Wirtschafts- und Investitionsplanungen, Kostenrechnungen
• Personalkostenübersichten
• Wirtschaftlichkeit, Controlling, insb. Personalkostencontrolling
• Antragstellung von Drittmittel bei Partnern und lokalen Behörden
• Berichtswesen

Finanzwesen

• Vorbereitung der Gehaltsbuchhaltung
• Monats- und Jahresabschlüsse

Personal

• Mitwirkung bei dem Personaleinsatz in allen Bereichen und Einsatz des Verwaltungspersonals
• Personalverwaltung (Arbeitszeitregelung, Arbeitsmedizin usw.)
• Mitarbeit beim Erstellen der Arbeitsverträge und termingerechte Anmeldung bei den französischen Behörden
• Führung der Personalakten
• Überwachung der Steuergesetzgebung und Sozialversicherungsrecht des Gastlandes
• Personalentwicklung
• Administrative Betreuung von Praktikant*innen und Volontär*innen
• Reisekostenabrechnungen

Allgemeine Verwaltung

• Fachliche Beratung der Institutsleitung im Bereich der Verwaltung
• Miet-, Kauf-, Leasing- und Versicherungsverträge
• Baumaßnahmen, Bauunterhaltung
• Sicherheitsvorschriften des Gastlandes (Liegenschaft, Arbeitsplatz, usw.)
• Ausstattungsplanung, Beschaffung, Inventarisierung und Aussonderung
• Liegenschaftsmanagement
• Begleitung der ökologischen Transformation des Instituts

Anforderungen

• Fachausbildung im Bereich Verwaltung/Finanzbuchhaltung/Finanzcontrolling oder gleichwertige einschlägige Berufserfahrung
• Erfahrung im Bereich Verwaltung, Personal- und Budgetmanagement
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Französischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office
• Kenntnisse in SAP wünschenswert
• Teamfähigkeit, interkulturelle Kompetenz, Flexibilität und hohe Belastbarkeit