Senior Team Assistant / Management Assistant (m/w/d), Hamburg

Telio ist eine mittelständische, international agierende und organisch sowie akquisitorisch stark wachsende Unternehmensgruppe im Bereich Telekommunikation und IT-Dienstleistungen im Strafvollzug. Als europäischer Marktführer bieten wir seit über 20 Jahren Kommunikationslösungen für Haftanstalten und ihre Insassen weltweit. Mit mehr als 200 Mitarbeitern sind wir in zwanzig Ländern tätig und entwickeln, installieren und betreiben Kommunikations- und Mediensysteme, die im Justizvollzug genauso wie im Maßregelvollzug einen wichtigen Beitrag zur Resozialisierung leisten.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unseren Standort in Hamburg einen Senior Team Assistant / Management Assistant (m/w/d) in Vollzeit.

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen organisatorischen, administrativen und operativen Belangen und sind zuständig für:

• Terminkoordination, Reiseplanung und Büroorganisation
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit den internationalen Kollegen und Ansprechpartnern
• Veranstaltungsmanagement inklusive Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Meetings, Buchung von Reisen
• Darüber hinaus erstellen Sie Präsentationen, Auswertungen sowie Protokolle und übernehmen kleinere Aufgaben im Bereich der Projektsteuerung
• Eigenständiges Mitwirken und Übernahme von kleinen Projekten
• Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft und in der Abwicklung von allgemeinen administrativen Aufgaben
• Zuarbeit für die Buchhaltung (Reisekostenabrechnung und Rechnungsprüfung)
• Zuarbeit im Bereich Legal und HR
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Entgegennahme von Telefonaten

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Berufsausbildung und/oder mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich oder mit Koordinationsaufgaben idealerweise in einem internationalen Unternehmen
• Eine ausgesprochen sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise sowie eine hohe Belastbarkeit
• Ihr Englisch (Native Speaker welcome) ist perfekt in Wort und Schrift und Sie setzen Texte schnell, verständlich und fehlerfrei um
• Neben guten Deutschkenntnissen sind weitere Sprachkenntnisse wie Französisch, Ungarisch oder Niederländisch von Vorteil
• Kenntnisse bei der Verwendung von Jira und Confluence sind sehr willkommen
• Ihr Organisationstalent und ein gutes Prioritätenmanagement zählt zu Ihren Stärken
• Sie sind routiniert im Umgang mit den MS-Office Programmen
• Hohe zeitliche und aufgabenbezogene Flexibilität, Teamfähigkeit und Sozialkompetenz
• Zuverlässigkeit und eine ausgeprägte Diskretion und Loyalität
• Ein sicheres und freundliches Auftreten und eine ausgesprochene Serviceorientierung runden Ihr Profil ab

Was wir Ihnen bieten

• Eine anspruchsvolle Vollzeittätigkeit in einem aufgeschlossenen und ehrgeizigen Team
• Einen modernen und sicheren Arbeitsplatz in zentraler Lage in Hamburg mit einer hervorragenden Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Angemessene Vergütung, 30 Urlaubstage sowie einen Zuschuss zum HVV Ticket
• Unsere Mitarbeiter erhalten Zuschüsse zum Mittagsessen (Sodexo) und bedienen sich an kostenlosen Obstkörben und Getränken
• Eine enge Zusammenarbeit und internationalen Austausch mit unseren weltweiten Standorten
• Eine offene Unternehmenskultur und ein internationales, freundliches Arbeitsumfeld warten auf Sie