Secrétaire sociale de la cheffe de cabinet à la chancellerie politique (H/F/D), Berlin

L’Ambassade de France en Allemagne recrute un(e) secrétaire sociale de la cheffe de cabinet à la chancellerie politique, à temps complet - courant janvier 2022 – Contrat de droit local à durée déterminée d’un an

APPEL A CANDIDATURES – ref CHA/27/2021

Définition synthétique

La cheffe de cabinet est la responsable de la chancellerie politique de L’ambassade de France. Elle dirige et coordonne l’action de son équipe. En tant que membre de cette équipe, la secrétaire sociale est responsable de la mise en place et du respect du protocole, des invitations et des divers évènements organisés par l’Ambassadrice.

Détail des activités principales

Gestion des invitations de l’Ambassadrice :

• Gestion des listes d’invités
• Réalisation et envoi des invitations
• Gestion des réponses
• Préparation des plans de table
• Ecriture des chevalets de tables
• Interface chancellerie/Intendant/gardes
• Contacts par mails ou téléphone avec les invités de l’Ambassadrice
• Accueil et pointage des invités à la résidence
• Mise à jour de la base de contacts

Préparations de la réception pour la fête nationale le 14 juillet :

• Coordination au niveau de toute l’Ambassade pour la constitution des listes 14 juillet et l’envoi des invitations (environs 2500 invités)
• Gestion des réponses
• Préparation de l’accueil/pointage
• Formation des stagiaires employés en renfort

Commémorations :

• Commandes de fleurs pour les cérémonies commémoratives auxquelles l’ambassadrice se rend ou se fait représenter

En remplacement de binôme :

• Transmission de courrier officiel
• Préparation de dossiers de déplacement
• Correspondance de l’Ambassadrice et de la cheffe de cabinet

Tâches administratives:

• Préparation des lettres de recommandation pour les stagiaires de la chancellerie
• Rédaction des chevalets, carton d’invitation (la main)

Compétences requises 

Connaissances et savoir-faire souhaitables :

• Bonne organisation, rigueur, discrétion
• Contact courtois avec les invités
• Bonnes connaissances des règles de protocole pour les invitations et plans de table
• Capacité à travailler en situation d’urgence
• Maîtrise des outils bureautiques (Word publipostage en particulier, Excel, Outlook…) et capacité d’adaptation à un nouvel environnement informatique.

Langues requises :

• Français niveau C1
• Allemand niveau C1

Conditions d’exercice :

Le lieu de travail est l’Ambassade de France à Berlin, Pariser Platz 5, 10 117 Berlin (au sein de la chancellerie politique).

Il s’agit d’un contrat de droit allemand. L’affiliation à une caisse d’assurance maladie allemande est requise.

Le contrat proposé est un contrat à durée déterminée d’un an, renouvelable une fois, pouvant déboucher sur un CDI. La période probatoire est de 3 mois.

Le/la candidat(e) doit obligatoirement résider en Allemagne préalablement à son embauche (au minimum 3 mois).

Le temps de travail est de 38h30 par semaine (hors pause méridienne).

Le salaire brut mensuel s’élève à 2 262 € (deux mille deux cent soixante-deux euros) sur 13 mois.