Secrétaire général(e) et responsable des cours (H/F/D) Remplacement congé maternité puis parental, Brême

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

Il a 2 missions principales :

• La promotion de la langue française et l’enseignement du français
• La diffusion de la culture française par sa programmation culturelle et par sa médiathèque

Dans le cadre d’un remplacement de congé maternité puis parental, l’Institut français de Brême recherche un(e) secrétaire général(e) pour une durée déterminée.

Missions

Sous l’autorité de la directrice déléguée de l’antenne, le/la secrétaire général(e) et responsable des cours travaille en étroite collaboration avec les services de l’Institut français d’Allemagne à Berlin : secrétariat général fédéral, agence comptable et service fédéral des cours. Son travail s’articule autour de trois domaines d’activité :

• Gestion budgétaire, comptable et administrative de l’antenne :
  • Etablissement, exécution et suivi du budget 
  • Elaboration et gestion de contrats avec les partenaires 
  • Contrôle des dépenses et des recettes (commandes, facturations) 
  • Contrôle et suivi des factures, préparation de pièces à liquider (dépenses et recettes) et transmission à l’agence comptable pour paiement 
  • Suivi financier de la gestion du bâtiment, coordonné par la direction de l’antenne 
  • Maîtrise des dépenses et des recettes dans la limite du budget de l’antenne, rationalisation des achats et relations fournisseurs 
  • Tenue de la régie de recettes et d’avances de l’institut  
• Gestion des ressources humaines :
  • Gestion des contrats, congés, décomptes d’heures, suivi des arrêts maladies, demande de remboursement et déclarations aux caisses allemandes, préparation des salaires 
  • Coordination des différents services de l’antenne / soutien aux responsables et suivi des budgets sectoriels ;  
• Coordination et gestion des cours :
  • Gestion de l’offre de cours et des partenariats extérieurs (Universités)
  • Suivi de la performance sectorielle
  • Encadrement de l’équipe du service des cours

Profil

• Bonne maîtrise du français et de l’allemand (niveau C1/C2)
• Connaissance du droit du travail allemand
• Connaissance des outils budgétaires et de la comptabilité publique
• Maîtrise des outils bureautiques
• Expérience en gestion RH, idéalement en Allemagne, et comptabilité
• Sens de l’organisation, d’anticipation et de travail en autonomie
• Sens des responsabilités
• Esprit d’équipe et de coordination
• Autonomie et rigueur
• Capacité d‘adaptation
• Idéalement Master en gestion, administration et management ou équivalent