Secrétaire - Bureau de la coopération linguistique et éducative (H/FD), Berlin

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

L'Institut français d'Allemagne recherche un(e) secrétaire pour le bureau de la coopération linguistique et éducative.

Missions

Sous l’autorité du directeur de l’IFA et de la responsable du bureau de coopération linguistique et éducative (BCLE), le secrétaire BCLE exécute principalement les missions et activités suivantes :

• Accueil téléphonique, suivi de la boite mail bcle@institutfrancais.de et du courrier
• Gestion du calendrier et préparation des rendez-vous internes et externes du BCLE
• Aide à la rédaction et mise en forme de courriers, notes, documents administratifs, conventions, listes d’invitations, lettre de remerciements, comptes rendus et simples traductions
• Organisation et suivi logistiques des déplacements au sein du bureau (Mise en place des missions et mémoires de frais du BCLE)
• Activités budgétaires et comptables : suivi du budget ; suivi des contrats, des conventions et des factures en lien avec le secrétariat général
• Soutien à l’organisation administrative et logistique des manifestations de coopération linguistique et éducative et accueil de délégations au sein de l’Ambassade (p.ex. Prix Rovan, manifestations sportives,…)
• Appui à la gestion centrale du Delf scolaire, scolaire intégré, Prim, Junior, TP DELF et DALF afin d’assurer le bon fonctionnement et le déroulement de 15 sessions d’examen pour les 24 centres actifs par an :
  • création de sessions sur l’outil d’inscription, mise à disposition des sujets, transmission des récapitulatifs des frais à FEI et des factures de FEI aux centres, réception et envoi de diplômes et suivi des demandes de rééditions des centres,
  • soutien à la gestion sur GAEL, notamment des stages d’habilitation des examinateurs- correcteurs (saisie des demandes des centres, et après le stage : vérification des résultats, soumission à FEI)
  • actualisation des sites web des centres
  • gestion de l’adresse delf.zentrale@institutfrancais.de
• Appui à la coordination des Certifications tout public, en lien avec le service fédéral du marketing des cours :
  • transmettre les éléments de calendrier utiles à la programmation, au suivi et à la planification des campagnes de communication ; compléter les tableaux de bord de suivi de l’activité en s'appuyant sur le logiciel Arc en ciel et la plateforme DELF ; assurer le support client en répondant aux demandes des clients adressées via le site internet de l’IFA
• Suivi des palmes académiques : transmission des dossiers de proposition de lauréats
• Remplacement ponctuel du secrétariat du COCAC/directeur

Profil

• Bonne connaissance de la stratégie du BCLE
• Connaissance des outils informatiques Excel et Word
• Très bonne connaissance de l’allemand et du français (niveau C1) à l’oral et à l’écrit
• Sens de l’organisation, rigueur
• Goût du contact
• Autonomie
• Disponibilité