Secrétaire administratif (h/f/d), Stuttgart

L'école maternelle franco-allemande de Stuttgart est une école maternelle bilingue pour les enfants de 2 à 6 ans.

L'organisme responsable de l'école est une association. Elle fait partie du réseau des écoles de l'AEFE (Agence pour l'enseignement français à l'étranger), qui est un établissement public sous tutelle du ministère français des Affaires étrangères et du Développement international.

Pour soutenir notre équipe, nous recherchons à partir de septembre 2023 un(e) :

Secrétaire administratif (h/f/d)

VOS MISSIONS

Accueil secrétariat : téléphonique et physique

• Accueil des visiteurs
• Téléphone : prise en compte des demandes et assurer le standard.
• Archivage, classement
• Prendre connaissance du courrier et assurer sa diffusion

Relations extérieures :

• Avec les parents pour les inscriptions et toute demande relative à la scolarité (factures, attestations)

Gestion des inscriptions des élèves et suivi des dossiers :

• Suivi des dossiers d´inscription et de toute demande spécifique
• Création du dossier élève
• Saisie et mise à jour de la base élèves et des fiches familles dans le logiciel de gestion des familles
• Gestion des renouvellements d’inscriptions
• Gestion des départs et entrées dans la base (mouvements avec fiche)

Gestion interne et support à la comptabilité :

• Saisie des commandes de matériel scolaire et suivi du budget alloué
• Paiement des factures après approbation et digitalisation
• Rédiger les comptes rendus de réunions internes

Support à la gestion du personnel :

• Suivi et archivage des documents relatifs à la préparation et au versement des salaires (arrêts maladie, heures travaillées pour les contrats spécifiques)

Support à la gestion des relations publiques :

• Mise à jour de données sur le site internet de l´école
• Interlocuteur/rice pour le comité des fêtes de l´école

VOS COMPETENCES ET QUALITES

• Maitriser les outils bureautiques : Excel, Word, Outlook
• Capacité à gérer les priorités et à s’adapter à des variations du rythme de travail
• Savoir travailler en équipe
• Polyvalence
• Excellent positionnement vis-à-vis de l’intérieur comme à l’extérieur de l’établissement
• Qualités humaines et relationnelles
• Rigueur, organisation, autonomie
• Anticipation et capacité à prioriser les tâches
• Discrétion, confidentialité et loyauté
• Volonté de contribuer et de collaborer au fonctionnement quotidien

La maîtrise de la langue française et allemande (orthographe et grammaire) est indispensable, ainsi qu'un bon esprit de synthèse et d'analyse.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Un environnement bilingue et un accès au réseau de l'AEFE
• Un contrat de travail à durée indéterminée
• Temps plein ou temps partiel possible
• Des tâches riches et variées
• Un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. L'école suit le calendrier scolaire du Land de Bade-Wurtemberg. Les six semaines de vacances d'été sont libres !
• Une école bien équipée et moderne avec un grand jardin / espace extérieur.
• Un environnement attrayant (Eichenhain)
• Rémunération basée sur le TVöD
• Avantages spéciaux intéressants (par ex. complémentaire retraite, participation au Jobticket ou mutuelle santé)