Projektbeauftragte(r) Steuerung, Budgetanalyse und administrative Personalverwaltung, Kehl

Der Eurodistrikt Strasbourg-Ortenau, ein Europäischer Verbund für territoriale Zusammenarbeit (EVTZ), ist ein grenzüberschreitendes Gebiet, das sich aus der Eurometropole Straßburg, dem Gemeindeverband „Pays d’Erstein“ (61 Gemeinden), sowie dem Ortenaukreis (51 Gemeinden) zusammensetzt. Dieses Gebiet – treibende Kraft am Oberrhein – zählt 940.000 Einwohner und ist ein wirtschaftlicher Anziehungspunkt von besonderer Bedeutung am Oberrhein.

Die französischen und deutschen Partner des EVTZ stellen eine(n) Projektbeauftragte(r) Steuerung, Budgetanalyse und administrative Personalverwaltung ein.
Unter der Leitung der Generalsekretärin des Eurodistrikts, gewährleisten Sie die Vorbereitung und Überwachung des Budgets des EVTZ. Sie stehen der Generalsekretärin in Fragen bezüglich Budgetplanung, Haushaltsmittelnutzung und Einnahmen zur Seite. Im Bereich Human Ressources sind Sie für die administrative Personalverwaltung zuständig.

AUFGABEN

I. Steuerung und Budgetanalyse des EVTZ

• Ausarbeitung, Ausführung und Überwachung des Haushalts und der Sonderhaushalte bis zur Festsetzung von Jahresrechnung und Rechnungsabschluss
• Verbesserung der Budgetvorschau und Zuverlässigkeitsprüfung des EVTZ-Budgets
• Interne Budgetkontrolle und Verbesserung der Prozesse
• Entwicklung und Ausarbeitung von zweisprachigen Tabellen der Budget- und Finanzsteuerung
• Haushaltführung
• Unterstützung bei der administrativen und finanziellen Begleitung laufender öffentlicher Aufträge
• Überwachung der Rückzahlungsanträge durch Strukturfonds (z.B. Interreg)
• Buchung der Zahlungsverpflichtungen sowie der Zahlungsanweisungen
• Rechnungskontrolle deutscher und französischer Rechnungen, Vorbereitung der Zahlungsaufträge und der Einnahmen
• Bearbeitung der Buchhaltungs- und Finanzunterlagen

II. Administrative Personalverwaltung

• Vorbereitung und Kontrolle der Gehaltsabrechnungen
• Monatliche, vierteljährliche und jährliche Sozialversicherungserklärungen
• Handhabung der betrieblichen Gesundheitsführsorge
• Verwaltung von Urlaubsanträgen und Abwesenheiten
• Verwaltung und Kontrolle der Homeoffice-Anträge
• Verwaltung und Kontrolle der Arbeitszeitkonto-Anträge
• Kontrolle Betreuung der Beschäftigungsförderungen
• Betreuung der französischen und deutschen Praktikantenvereinbarungen
• Beobachtung über Entwicklungen des rechtlichen Rahmens

III. Zweisprachiges Sekretariat des Generalsekretariats

• Sekretariat und Büroarbeit (Redaktion und Formatierung von Dokumenten, Berichten und Sitzungsprotokollen, Ablage, Archivierung, etc.) auf Französisch und Deutsch (Niveau B2)
• Organisation des Terminkalenders der Generalsekretärin auf Französisch und Deutsch (Niveau B2)
• Regelmäßige Kontakte auf Deutsch und Französisch mit den Mandatsträgern, Bürgern, institutionellen Partnern, Mitarbeitern und externen Partnern.
• Persönlicher und telefonischer Sekretariatsempfang auf Französisch und Deutsch (Niveau B2)

GESUCHTES PROFIL

• Fundierte Kenntnisse und Berufserfahrung in der Verwaltung deutscher wie französischer öffentlicher Ausgaben sowie öffentlicher Haushaltsfragen
• Fundierte Kenntnisse über die Funktionsweisen und die administrative Organisation deutscher und französischer öffentlichen Einrichtungen sowie über europäische Regelungen
• Kenntnis der grenzüberschreitenden Vereinsstrukturen am Oberrhein
• Selbstständige Arbeitsweise und sehr gute Beherrschung der gängigen Bürosoftwares in Deutsch und Französisch
• Organisationstalent, Sorgfalt, methodisch-strukturierte Arbeitsweise
• Eigeninitiative zur Weiterentwicklung der Arbeitsprozesse
• Perfekte Kenntnisse der deutschen und französischen Sprache (in Wort und Schrift) sowie Englischkenntnisse erwünscht
• Redaktionelle Qualitäten und ausgeprägte Kontaktfreudigkeit
• Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
• Teamgeist

ARBEITSBEDINGUNGEN

Dienstort: Büro des Eurodistrikts in KEHL
Arbeitszeit: Vollzeit mit 35 Wochenstunden