Fachreferent (m/w/d) Operativer Betrieb Repräsentanz Berlin, Zuffenhausen

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Zuffenhausen
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Fachreferent (m/w/d) Operativer Betrieb Repräsentanz Berlin, Zuffenhausen

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Sales, distribution, customer service
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Fachreferent (m/w/d) Operativer Betrieb Repräsentanz Berlin, Zuffenhausen

Ihre Aufgaben

  • Eigenverantwortliche Übernahme aller Empfangstätigkeiten (z.B. Ansprechpartner für Gäste und Dienstleister, Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen, Abwicklung der Post und Anlieferungen, Bestellung von Verbrauchsund Büromaterialien)
  • Selbstständige Bearbeitung von Angeboten und Rechnungen in der stiftungseigenen Datenbank (CRM)
  • Koordinierung von Besprechungen inklusive Reservierung im Raumbuchungsprogramm und Abwicklung von Bewirtungsbestellungen
  • Zuständigkeit für Zutrittsberechtigungen und Überwachung der Sicherheitseinrichtungen am Empfang
  • Vertretungsweise Übernahme von Aufgaben des Bereichssekretariats (Terminmanagement und Reisebuchungen)
  • Enge Zusammenarbeit mit den Kollegen des Operativen Betriebs (Haustechnik, Logistik)
  • Mitarbeit bei Sonderprojekten innerhalb des Bereiches

Ihr Profil

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss
  • Mehrjährige Berufserfahrung in einem vergleichbaren Arbeitsumfeld
  • Hohes Maß an Selbstständigkeit, Organisationsstärke, Eigenverantwortlichkeit, Verantwortungsbewusstsein, Effizienz
  • Ausgeprägte Fähigkeit zum Priorisieren von Aufgaben und hohe Souveränität auch in Stresssituationen
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und Erfahrungen mit CRM-Systemen oder vergleichbaren Datenbanksystemen
  • Grundlegende buchhalterische Kenntnisse
  • Gute bis sehr gute Englischkenntnisse
  • Verbindliches, freundliches und gepflegtes Auftreten
  • Erfahrung und Freude am Umgang mit Menschen (auch international)

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