Assistenz „Personal“ 100 % (m/w/d), Paris

Das Deutsch-Französische Jugendwerk (DFJW) ist eine internationale Organisation im Dienst der deutsch-französischen Zusammenarbeit mit vier Standorten in Berlin, Paris, Saarbrücken und Straßburg. Es wurde 1963 auf der Grundlage des Élysée-Vertrags gegründet. Das DFJW hat die Aufgabe, die Beziehungen zwischen jungen Menschen aus Deutschland und Frankreich innerhalb eines erweiterten Europas zu fördern. Gemeinsam mit seinen Partnern trägt es zur Vermittlung der Kultur des Nachbarlandes bei, stärkt das interkulturelle Lernen und unterstützt die berufliche Qualifizierung junger Menschen. Darüber hinaus fördert das DFJW grenzüberschreitende Projekte für bürgerschaftliches Engagement, sensibilisiert für die besondere Verantwortung Deutschlands und Frankreichs in Europa und motiviert junge Menschen, die Partnersprache zu erlernen.

Das Deutsch-Französische Jugendwerk (DFJW) sucht für das Referat „Finanzen, Personal und Verwaltung“ in Paris eine

Assistenz „Personal“ 100 % (m/w/d)

Die Vollzeitstelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt bis zum 10. Oktober 2024 zu besetzen. Es besteht die Möglichkeit einer Verlängerung. Die Vergütung und Arbeitsbedingungen richten sich nach dem Personalstatut des DFJW.

Hauptaufgaben

• Zeiterfassungssystem „Octime“: Ansprechpartner vor Ort, Bearbeitung der Fehlermeldungen des Programms, Schulung neuer Mitarbeiter
• Aktualisierung der Stellenbeschreibungen
• Erstellung und Aktualisierung von Listen und Organigrammen (RUP „Registre Unique du Personnel“, Zu- und Abgänge, Statistiken für die Sozialbilanz, usw.)
• Redaktion, Übersetzungen und Korrekturlesen von Dokumenten in der Muttersprache
• Redaktion und Veröffentlichung von hausinternen Kommunikationen (E-Mail, Intranet, etc.)
• Aktualisierung von Dokumenten und Vorlagen
• Verwaltung der Mitarbeitergespräche
• Organisation der regelmäßigen Termine bei der „médecine de travail“
• Pflege der Personalakten
• Unterstützung bei der Einführung und Betreuung der Personalmanagementsoftware „Personio“
• Unterstützung bei der Rekrutierung von Praktikant*innen (Veröffentlichung der Anzeigen, Vorbereitung des Arbeitsplatzes)
• Unterstützung beim Onboarding (Vorbereitung des Arbeitsplatzes, Orientierung, Organisation des Einführungsrundgangs, Einführung in das Zeiterfassungstool) und Offboarding

Punktuelle Aufgaben:

• Meldung von Arbeitsunfällen für den französischen Standort
• Ausstellung von Bescheinigungen (Zeugnisse, Arbeitgeberbescheinigungen, Bestätigungen für Krankenkassen etc.)
• Vorbereitung von Zahlungen im Buchführungssystem

Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten

• Exzellente Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel
• Zahlenverständnis
• Sehr gute Kenntnisse der französischen Sprache (auf muttersprachlichem Niveau) und gute Kenntnisse der deutschen Sprache (Minimum Niveau B2 des europäischen Referenzrahmens; Niveau C1 wünschenswert)
• Gutes schriftliches Ausdrucksvermögen
• Genauigkeit, Organisation, Diskretion, Teamfähigkeit
• Sehr gute Sozialkompetenzen

Wir bieten

• Eine Tätigkeit mit Sinn mit dem Ziel, dem Dialog zwischen jungen Menschen aus Deutschland und Frankreich neue Impulse im Rahmen eines erweiterten Europas zu geben
• Einen Orientierungsplan, der die Ziele des DFJW regelmäßig aktualisiert
• Ein offenes und engagiertes Team in einem interkulturellen deutsch-französischen Umfeld
• Ein jährlich aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot
• Ein internes Bewerbungsverfahren, dass die interne Mobilität fördert
• Entlohnung nach Personalstatut mit regelmäßigem Aufrücken durch Betriebszugehörigkeit
• 13. Monatsgehalt, Verpflegungszuschuss, sowie familienbezogene Leistungen
• Flexible Arbeitszeiten und die Garantie einer guten Work-Life-Balance
• Eine betriebliche Altersvorsorge
• Die Möglichkeit zur Telearbeit nach einer Einarbeitungsphase