Assistenz (m/w/d), Berlin

Das Deutsch-Französische Jugendwerk (DFJW) ist eine internationale Organisation im Dienst der deutsch-französischen Zusammenarbeit, mit drei Standorten in Paris, Berlin und Saarbrücken. Es ist auf Grundlage des 1963 unterzeichneten Elysée-Vertrags entstanden und hat die Aufgabe, die Beziehungen zwischen der deutschen und französischen Jugend innerhalb eines erweiterten Europas zu fördern.

Das Deutsch-Französische Jugendwerk sucht für das Generalsekretariat in Berlin eine:

Assistenz (m/w/d)

Die Teilzeitstelle (50%, 20 Wochenstunden) mit Dienstort Berlin ist ab dem 1. August 2020 befristet bis zum 31. Dezember 2020 zu besetzen. Eine Verlängerung ist möglich. Die Vergütung (inkl. 13. Monatsgehalt, Verpflegungszuschuss, jährliche Gehaltserhöhungen sowie familienbezogene Leistungen) und die Arbeitsbedingungen orientieren sich am Personalstatut des DFJW.

Hauptaufgaben

• Assistenz der Generalsekretär*innen (Paris/Berlin): Verwaltung des Kalenders der Generalsekretär*innen für interne und externe Termine, Organisation von Dienstreisen
• Vorbereitung der internen und externen Korrespondenz
• Unterstützung bei Redaktion, Übersetzung und Versand von Sitzungsprotokollen
• Logistische Betreuung von internen und externen Veranstaltungen und Sitzungen
• Sonstige tägliche Unterstützung des Generalsekretariats bei laufenden Aufgaben
• Zusammenarbeit mit den Praktikant*innen und/oder Freiwilligen des Generalsekretariats
• Verbuchung des Reisebudgets und des Sonderfonds der Generalsekretär*innen
• Aktualisierung der Adressdatenbank COMBIT für das Generalsekretariat

Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem arbeitsrelevanten Umfeld (z. B. Bürokauffrau*mann, Fremdsprachenassistenz, sonstige Ausbildung, bevorzugt im kaufmännischen Bereich)
• Kommunikationsstärke und diplomatisches Geschick
• Erfahrung in der Direktionsassistenz erwünscht
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und der französischen Sprache (Französisch auf
• Muttersprachniveau bevorzugt)
• Gute Kenntnisse des MS Office Pakets (Excel, Word, Outlook)
• Gewissenhaftigkeit und Diskretion
• Organisationstalent und vorausschauendes Planungsvermögen
• Flexibilität und schnelles Reaktionsvermögen