Assistenz der Referatsleitung - Finanzen, Personal und Verwaltung - und Assistenz Personal, Paris

Das Deutsch-Französische Jugendwerk (DFJW) ist eine internationale Organisation im Dienst der deutsch-französischen Zusammenarbeit mit vier Standorten in Berlin, Paris, Saarbrücken und Straßburg. Es wurde 1963 auf der Grundlage des Élysée-Vertrags gegründet. Das DFJW hat die Aufgabe, die Beziehungen zwischen jungen Menschen aus Deutschland und Frankreich innerhalb eines erweiterten Europas zu fördern. Gemeinsam mit seinen Partnern trägt es zur Vermittlung der Kultur des Nachbarlandes bei, stärkt das interkulturelle Lernen und unterstützt die berufliche Qualifizierung junger Menschen. Darüber hinaus fördert das DFJW grenzüberschreitende Projekte für bürgerschaftliches Engagement, sensibilisiert für die besondere Verantwortung Deutschlands und Frankreichs in Europa und motiviert junge Menschen, die Partnersprache zu erlernen.

Das Deutsch-Französische Jugendwerk sucht für das Referat „Finanzen, Personal und Verwaltung“ in Paris eine

Assistenz der Referatsleitung „Finanzen, Personal und Verwaltung“ und Assistenz Personal

Die Vollzeitstelle mit Dienstort Paris ist ab dem 15. September 2021 befristet bis zum 31. Dezember 2021 zu besetzen. Eine Verlängerung ist sehr wahrscheinlich. Die Vergütung (inkl. 13. Monatsgehalt, Verpflegungszuschuss, jährliche Gehaltserhöhungen sowie familienbezogene Leistungen) und die Arbeitsbedingungen richten sich nach dem Personalstatut des DFJW.

Hauptaufgaben

Assistenz der Referatsleitung „Finanzen, Personal und Verwaltung“

• Redaktion, Versand und Auswertung von Sitzungsprotokollen, Verteilung der Post für das Referat, Annahme von Telefonaten der Referatsleitung
• Verwaltung des Terminkalenders der Referatsleitung und Organisation von Sitzungen
• Buchung der Dienstreisen für alle Bediensteten des Referats
• Erstellung, Übersetzung und Korrektur von Dokumenten in die Muttersprache

Assistenz Personalabteilung

• Unterstützung bei der Rekrutierung neuer Bediensteter und Praktikant*innen: Veröffentlichung von Stellenausschreibungen
• Vorbereitung der Dienstantritte neuer Bediensteter und Praktikant*innen (Aktenverwaltung, Vorbereitung von Begrüßungsschreiben)
• Organisation des Einführungsrundgangs
• Erstellung, Übersetzung und Korrekturlesen von Dokumenten in der Muttersprache
• Redaktion und Weiterleitung der Informationen im Referat und in der Institution
• Organisation von Arztbesuchen durch den Arbeitsmediziner
• Erstellung und Aktualisierung von Listen und Organigrammen
• Verwaltung der Mitarbeitergespräche und Stellenbeschreibungen
• Nachhaltung von Statistiken
• Bearbeitung der Fehlermeldungen des Zeiterfassungsprogramms „Octime“

Punktuelle Aufgaben

• Verwaltung der Schiedskommission
• Spezifische Studien und Statistiken auf Anfrage der Referatsleitung
• Vierteljährliche Meldung der Sozialabgaben für URSSAF artistes-auteurs (einmal im Quartal)
• Vorbereitung der Verträge für Dolmetscher
• Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung und des „document unique“

Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten

• Exzellente Kenntnisse in MS Office, insbesondere EXCEL
• Zahlenverständnis
• Sehr gute Kenntnisse der französischen Sprache (auf muttersprachlichem Niveau)
• Gute Kenntnisse der deutschen Sprache (Minimimum Niveau B2 des europäischen Referenzrahmens; Niveau C1 wünschenswert)
• Gutes schriftliches Ausdrucksvermögen
• Genauigkeit, Organisation, Diskretion, Teamfähigkeit,
• Sehr gute Sozialkompetenzen