Assistant (H/F/D) du Chef du bureau Finances, Ressources humaines et Administration - et du service Ressources humaines, Paris

L'Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ) est une organisation internationale au service de la coopération franco-allemande implantée à Berlin, Paris, Sarrebruck et Strasbourg. Il a été créé par le Traité de l'Élysée en 1963. L'OFAJ a pour mission de promouvoir les relations entre les jeunes de France et d’Allemagne au sein d'une Europe élargie. En coopération avec ses partenaires, il contribue à transmettre la culture du pays voisin, à renforcer l'apprentissage interculturel et à soutenir la qualification professionnelle des jeunes. De plus, l'OFAJ soutient également les projets transfrontaliers en faveur de l’engagement citoyen. Il sensibilise à la responsabilité particulière qu'ont la France et l'Allemagne au sein de l'Europe et incite les jeunes à apprendre la langue du partenaire.

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse recherche pour le bureau „Finances, Ressources Humaines et Administration“ basé à Paris, une personne pour le poste de :

Assistante ou assistant du Chef du bureau « Finances, Ressources humaines et Administration » et du service « Ressources humaines »

Ce poste à temps plein basé à Paris est à pourvoir dès le 15 septembre 2021 jusqu’au 31 décembre 2021. Une prolongation est possible. La rémunération (comprenant 13e mois, allocation repas, augmentation annuelle ainsi que prestations familiales) et les conditions de travail sont fixées par le statut du personnel de l’OFAJ.

Activités principales

Secrétariat de la cheffe ou chef de bureau:

• Rédaction, diffusion et suivi des comptes rendus de réunions, distribution du courrier du bureau, réponse aux appels téléphoniques
• Suivi de l’agenda de la Cheffe ou du Chef de bureau et organisation des réunions
• Gestion des déplacements (réservations) pour l’ensemble du bureau
• Rédaction, traduction et relecture des documents dans la langue maternelle

Assistanat aux Ressources humaines :

• Appui au recrutement des nouveaux agents et des stagiaires : publication des postes à pourvoir sur différents sites internet
• Préparation de l’accueil des nouveaux agents et stagiaires (gestion des dossiers, rédaction des mails de bienvenues)
• Organisation du parcours de découverte
• Rédaction, traduction et relecture des documents dans la langue maternelle
• Rédaction et diffusion des informations à l’intérieur du bureau et de l’institution
• Gestion des visites médicales par le Médecin du Travail
• Création et mise à jour des listes et organigrammes
• Gestion administratives des entretiens annuels et fiches de poste
• Mise à jour et contrôle de statistiques
• Gestion des anomalies liées à l’utilisation du logiciel de gestion des temps – Octime

Taches ponctuelles :

• Secrétariat de la commission d’arbitrage
• Recherches spécifiques et production de statistiques à la demande du chef de bureau
• Préparation et déclaration pour l’URSSAF artistes- auteurs (1 fois par trimestre)
• Préparation des conventions des interprètes
• Mise à jour de documents spécifiques (p.ex. Document Unique ou la « Gefährdungsbeurteilung »)

Compétences requises

• Excellente maîtrise du Pack Office, notamment EXCEL
• Goût pour les chiffres
• Excellente maîtrise du français (niveau langue maternelle)
• Très bonne maîtrise de l’allemand (niveau B2 minimum du cadre européen commun de référence pour les langues, niveau C1 souhaitable)
• Bonnes qualités rédactionnelles
• Grande rigueur, organisation, discrétion, esprit d’équipe
• Très bon relationnel