Onboarding-Automatisierung in Frankreich: Tipps für Arbeitgeber

Automatisiertes Onboarding neuer Mitarbeiter setzt sich auch in Frankreich immer mehr durch. Dadurch werden die HR-Abteilungen entlastet und neuen Arbeitnehmern wird ein transparenter und gut strukturierter Einstieg in den Job ermöglicht. Aber was ist eigentlich das Besondere an einer Onboarding-Automatisierung und wie können Unternehmen diese einführen? Wir zeigen Ihnen wie sich Automatisierungen auch in Frankreich problemlos individuell anpassen lassen.

Bei der Onboarding-Automatisierung nutzen Personalverantwortliche in Unternehmen verschiedene Technologien, um den Einarbeitungsprozess ihrer neuen Mitarbeitenden zu optimieren. Im Vergleich zu manuellen Lösungen punkten diese durch eine beachtliche Zeitersparnis und Effektivität.

Typische Arbeiten, die im Onboarding automatisiert werden können, sind unter anderem:

• Der Mailversand an neue Mitarbeiter, in denen auf erste Meetings, Schulungen und die anstehende Einarbeitung hingewiesen werden.

• Zuweisen von Zugängen zu internen Plattformen und Arbeitsmaterialien.

Einmal eingerichtet, erfordert die Onboarding-Automatisierung keine größeren Nacharbeiten. Das bedeutet, dass ein System, das sich bewährt hat, problemlos auch für künftige Neueinstellungen genutzt werden kann.

Individuelle Anpassungen, je nach Aufgabengebiet und Position im Unternehmen, lassen sich problemlos einrichten und ergänzen. Somit profitiert jedes neue Teammitglied von einem automatisierten Onboarding - egal ob im Telefonservice oder im gehobenen Management.

Die Zahl der Erwerbstätigen in Frankreich nimmt stetig zu. Durch Onboarding-Automatisierung können sich neue Mitarbeitende rasch in das Unternehmen eingliedern und die zugewiesenen Aufgaben übernehmen. Zu den wichtigsten Vorteilen einer automatisierten Einarbeitungsphase zählen:

Zeitersparnis

Automatisierte Prozesse sparen Arbeitgebern und den Verantwortlichen in der HR-Abteilung wertvolle Zeit bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder. Denn ein einmal etablierter Prozess kann auch für zukünftige Neueinstellungen genutzt werden. Zudem ermutigt ein online abrufbarer Leitfaden neue Mitarbeitende von Anfang an, sich eigenständig mit den grundlegenden Abläufen im Betrieb auseinanderzusetzen.

Anstelle aufwendiger 1:1-Schulungen steht hier das autodidaktische Lernen im Fokus. Im Rahmen der Automatisierung können nach erfolgreich erledigten Aufgaben in regelmäßigen Abständen neue Inhalte übermittelt werden.

Positive Erfahrungen für neue Teammitglieder

Wer neu in einem Unternehmen anfängt und den Grundstein für seine Karriere in Frankreich legen möchte, wird unweigerlich mit vielen Fragen konfrontiert. Umso besser, wenn es einen "Rahmen" gibt, der gerade in den ersten Tagen für eine klare Struktur sorgt.

Eine verlässliche Onboarding-Automatisierung hilft dabei, die Einarbeitung für neue Arbeitnehmer so angenehm und transparent wie möglich zu gestalten.

Optimale Startbedingungen für alle neuen Mitarbeiter

Für Unternehmen ist es von Vorteil, wenn ihre Angestellten nach dem Start alle auf dem gleichen, aktuellen Stand sind. Das automatisierte Onboarding bildet den "Wissensgrundstock" für die zukünftige Arbeitsleistung: Es stellt sicher, dass wesentliche Workflows, Unternehmenskultur, Teams und Aufgaben klar kommuniziert werden.

Optimierte Datenverwaltung

Die Möglichkeiten, die eine Onboarding-Automatisierung mit sich bringt, erleichtern letztendlich auch das Datenmanagement. In der gewählten HR-Software werden alle Details zu den einzelnen Arbeitnehmern gesichert. Passende Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen können genau zum richtigen Zeitpunkt geplant und freigeschaltet werden.

Wichtig ist, mit einem verlässlichen Tool zu arbeiten, das auf den aktuell relevanten Datenschutzrichtlinien basiert.

Eine unkomplizierte Integration

In der Regel ist es nicht schwer, eine Onboarding-Automatisierung in einem Unternehmen einzuführen. Die entsprechenden Tools lassen sich leicht integrieren. Parallel dazu bietet es sich an, die verantwortlichen Mitarbeitenden aus dem HR-Bereich zu schulen, um optimal von den neuen Lösungen zu profitieren.

Welche Funktionen die Onboarding-Automatisierung im Detail aufweist, ist natürlich immer vom jeweils verwendeten Tool abhängig. Es gibt jedoch eine Auswahl an "Grundfunktionen", die in jedem Fall enthalten sein sollten:

Praktisches Dokumentenmanagement

Dokumente, die im Zuge des Onboarding-Prozesses relevant sind, werden an einer zentralen Stelle gespeichert. Sie sind für die berechtigten Personen jederzeit und ortsunabhängig zugänglich.

Egal ob sich HR-Verantwortliche auf der Suche nach einem Stundenzettel, einem Arbeitsvertrag oder einem Urlaubsantrag befinden: Die Zeiten, in denen für diese Informationen Papierberge durchwühlt werden mussten, sind vorbei.

Zuweisen von Verantwortlichkeiten und Aufgaben

Dank einer verlässlichen Onboarding-Automatisierung wissen neue Mitarbeiter von Anfang an, was sie zu tun haben und was von ihnen erwartet wird. Sie müssen nicht darauf warten, bis jemand Zeit für Erklärungen hat oder Anweisungen gibt.

Stattdessen haben sie die Möglichkeit, eigenständig abzuarbeiten, was in das Tool eingetragen wurde. Die meisten Systeme sind mit Zeitplänen und Erinnerungsfunktionen ausgestattet, die genau aufzeigen, bis wann der jeweilige Punkt erledigt sein soll.

Individualisierungsmöglichkeiten

Jeder Einarbeitungsprozess ist anders und jede Abteilung benötigt unterschiedliche Workflows. Außerdem kann es sein, dass es hin und wieder notwendig wird, Anpassungen vorzunehmen. Moderne Tools bieten zwar eine einheitliche Struktur, sind aber gleichzeitig so flexibel, dass es kein Problem darstellt, Abläufe und Aufgaben zu verändern.

Schnittstellen zu anderen Bereichen

Der HR-Bereich ist breitgefächert. Die gewählten Tools sollten daher die Funktionen abdecken, die für das Unternehmen am nützlichsten sind. Es gibt spezielle Onboarding-Tools, aber auch Lösungen wie eine Lohnabrechnungssoftware können eine große Hilfe sein, um die Eingliederung neuer Teammitglieder reibungslos zu gestalten und Probleme bei den ersten Gehaltszahlungen zu vermeiden.

Über entsprechende Schnittstellen lassen sich zudem Schulungen, Zuschüsse und Fortbildungsbudgets individuell verwalten und automatisch freischalten, ohne dass manuell nachgearbeitet werden muss.

Wer sich ein wenig genauer mit den Vorteilen und den Möglichkeiten von automatischen Onboarding-Prozessen auseinandersetzt und beschließt, diese im Unternehmen zu integrieren, muss nicht zwangsläufig viel Zeit und Mühe investieren. Die folgenden Schritte zeigen auf, worauf es zu achten gilt.

Analyse des aktuellen Onboarding-Prozesses

"Wie sieht mein aktueller Onboarding-Prozess aus? Und was läuft bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter gut und was fehlt?" Dies sind die wichtigsten Fragen, wenn es darum geht, die aktuellen Einarbeitungsprozesse in einem Unternehmen zu bewerten.

Wer weiß, wo er steht und welche Maßnahmen hilfreich sind, kann nach einem erfolgreich verlaufenen Vorstellungsgespräch fundiert die nächsten Schritte für die Neueinstellung planen.

Die richtigen Automatisierungs-Tools wählen

Mittlerweile gibt es ein großes Angebot von Tools für das automatische Onboarding, daher kann die Auswahl schwerfallen. Wer hier auf der sicheren Seite sein möchte, sollte sich für ein Tool entscheiden, das optimal zu den eigenen Ansprüchen passt.

Dazu sollten im ersten Schritt die eigenen Erwartungen konkretisiert werden und diese dann mit den Funktionen der verschiedenen Lösungen abgeglichen werden. Mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter, die sowohl einzelne Funktionen als auch Komplettlösungen zur Verfügung stellen.

Onboarding an französische Standards anpassen

HR-Verantwortliche, die sowohl in Deutschland als auch in Frankreich gearbeitet haben, wissen, dass es im Onboarding neuer Mitarbeitender oft große regionale Unterschiede gibt. Und genau das sollte natürlich auch im Zuge der Automatisierung berücksichtigt werden.

Unternehmenskultur, Etikette und Führungsstil unterscheiden sich zum Teil deutlich von denen in Deutschland.
Hierarchien und Entscheidungsautoritäten spielen eine große Rolle, die es zu beachten gilt. Nachdem Mitarbeitende den Arbeitsvertrag unterschrieben haben, geht es hier im ersten Schritt vor allem darum, Kontakte im Team zu knüpfen, um einen reibungslosen Einstieg zu ermöglichen.

Zudem gibt es zwischen Deutschland und Frankreich Unterschiede in der Feedback-Kultur. Franzosen agieren hier tendenziell direkter und offener. Diese und weitere Besonderheiten sollten auch im Onboarding-Prozess berücksichtigt werden.

Es gibt etablierte Vorgehensweisen, die Onboarding-Automatisierung für alle Beteiligten noch komfortabler gestalten können.

Individuelle Schwerpunkte trotz standardisiertem Vorgehen

Egal, ob im Zusammenhang mit einem Job in der freien Wirtschaft oder im öffentlichen Dienst in Frankreich: Auch, wenn die Grundzüge der Onboarding-Automatisierung standardisiert sind, können und sollten trotzdem individuelle Schwerpunkte gesetzt werden.

Vielleicht hat sich während der Bewerbungsphase herausgestellt, dass einige Angestellte einen größeren Schulungsbedarf haben als andere? Eventuell kennt ein Mitarbeiter das Unternehmen bereits aus einer anderen Abteilung? Die verwendeten Tools sollten immer so beschaffen sein, dass personalisierte Anpassungen möglich sind.

Integration in bestehende Systeme

Onboarding-Automatisierungen sollten nicht für sich allein stehen. Schnittstellen zu anderen Systemen im Unternehmen ermöglichen eine noch effizientere Arbeitsweise und sollten daher auch von Anfang an Teil des Einarbeitungsprozesses sein.

Ein Beispiel: Die Reisekostenabrechnung, Abstimmung von Urlaubszeiten und die tägliche Zeiterfassung werden in jedem Unternehmen anders gehandhabt. Daher ist es sinnvoll, bereits in der Onboarding-Phase den Umgang mit etablierten Tools wie der Reisekosten Software SAGE, Zeiterfassungssystemen wie Toggl Track oder Asana und den Umgang mit digitalen Urlaubsplanern zu trainieren.

Wenn neue Mitarbeiter schon während des Onboardings mit den jeweiligen Tools vertraut gemacht werden, ist sichergestellt, dass anschließend alle Systeme nahtlos genutzt werden können.

Automatisierung als Chance: Das volle Potenzial nutzen

Einige Angestellte stehen dem Einsatz von Automatisierungs-Tools zunächst vielleicht skeptisch gegenüber. Hier gilt es, durch gezielte Schulungen dafür zu sorgen, dass die Automatisierung als Ergänzung und als Erleichterung gesehen wird.

Durch automatisierte Onboarding-Prozesse können Mitarbeitende in HR-Abteilungen vermeiden, kostbare Zeit durch sich ständig wiederholende Einarbeitungsprozesse zu verschwenden und immer wieder die gleichen Fragen zu beantworten. Auch eventuelle Sprachbarrieren und Missverständnisse lassen sich durch ein automatisiertes und gut strukturiertes Onboarding umgehen.

Auch, wenn sich in Bezug auf die Verteilung der Erwerbstätigen auf die einzelnen Wirtschaftssektoren in Frankreich (zwischen 2012 und 2022) nicht viel verändert hat: Der französische Arbeitsmarkt unterliegt einem kontinuierlichen Wandel. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann gerade in den ersten Tagen und Wochen zeitaufwendig sein. Ein automatisiertes Onboarding stellt hier für alle Beteiligten eine Entlastung dar.

Wer sich für ein passendes Tool entscheidet, das mit dem eigenen System kompatibel ist, profitiert in vielerlei Hinsicht, denn standardisierte Abläufe für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter lassen sich unkompliziert gestalten und anpassen.

Zufriedenheit und Effizienz steigen gleichermaßen, und auch die Integration ins bestehende Team gelingt leichter - selbst wenn es sich um einen Arbeitsplatz in einem anderen Land handelt.

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Olivier Geslin