Meeting Manager (H/F), Suisse

Situé sur les rives du Lac Léman et face à la vue magnifique des Alpes, l'hôtel Fairmont Le Montreux Palace est un établissement hôtelier de distinction, membre du groupe Fairmont Hotels & Resorts et des Leading Hotels of the World. Possédant une renommée mondiale incomparable caractérisée par 236 chambres et suites luxueuses et une expérience gastronomique des plus raffinées, l'hôtel Fairmont Le Montreux Palace est réellement un lieu enchanteur. Ses trois restaurants et ses trois bars offrent un vaste choix de délices qui sauront satisfaire les plus exigeants des palais. Le Montreux Jazz Café est le détour incontournable pour vibrer au rythme du Festival 365 jours par année dans l’écrin féerique du Fairmont le Montreux Palace, le MP’s Bar & Grill est un restaurant haut de gamme à l’ambiance décontractée spécialisé dans les grillades qui n’a pas son pareil dans la région et le Funky Claude’s Bar est le lieu incontestable où atterrir jusque tard dans la nuit pour déguster un line-up incroyable de cocktails traditionnels et exclusifs au rythme de la meilleure scène Live en ville. Fairmont Le Montreux Palace se spécialise également dans l'accueil de congrès, réunions et séminaires. La Boutique du Palace est ouverte tous les jours, et le Willow Stream Spa est un espace bien-être de 2000 m² dédié à la forme, la relaxation et la beauté.

Chez Hôtels Fairmont, nous offrons à nos clients la meilleure expérience dans l’hôtellerie au sein de chacun de nos établissements. Nous savons que pour fournir les meilleurs services à nos clients, nous devons offrir ce qui se fait de mieux à nos employés. C’est pourquoi vous trouverez des opportunités professionnelles exceptionnelles en Amérique du Nord, dans les Caraïbes, en Europe, en Afrique, au Moyen-Orient et en Asie-Pacifique, ainsi que les meilleures possibilités de formation, d’évolution de carrière, de reconnaissance et de récompenses du secteur. Hôtels Fairmont réunit des hôtels légendaires, haut-lieux prestigieux tels que The Savoy à Londres, The Plaza à New York et le Fairmont Peace Hotel à Shanghai. Nos équipes sont guidées par les valeurs de respect, d’intégrité, de travail d’équipe, de responsabilité et de service d'excellence; nous respectons les normes d’éthique et de qualité les plus élevées et traitons tous les collègues avec équité et dignité. Leader sur le plan communautaire et environnemental, Fairmont est également réputée pour ses pratiques touristiques éco-responsables et son programme reconnu de Partenariat environnemental. Un avenir prometteur vous attend.

Résumé des responsabilités

Relevant du Banquets & Conference Services Manager, les responsabilités et les fonctions essentielles du poste comprennent, sans s’y limiter :

• Proposer en permanence un service professionnel, avenant et attachant
• Gérer et superviser des conférences/rassemblement de groupe (dès 10 chambres) de la demande initiale du client jusqu’à la facturation
• Gérer et superviser des évènements de la demande initiale du client jusqu’à la facturation
• Interagir avec les Sales Managers, le département des banquets, et la réception de l’hôtel
• Communiquer avec la clientèle directe (corporate accounts), Tour Operators, Incentive houses, Destination Management Companies
• Gérer toutes les demandes pour les groupes de petite à moyenne taille (vérification de disponibilités, offre écrite, inscription de la réservation dans Opera Sales & Catering system)
• Faire le suivi hebdomadaire et mise à jour de tous les dossiers
• Organiser et réaliser des “site inspections” pour les clients potentiels avec les invitations nécessaires
• Préparer des contrats pour les groupes définitifs
• Coordonner avec le directeur de la réception & le directeur des réservations les aspects relatifs aux chambres demandées pour l’évènement jusqu’à la réception de la “rooming list” qui sera ensuite transférée au directeur de la réception pour bloquer les chambres (split)
• Coordonner avec le département des banquets tous les aspects de l’événement qui concerne le F&B
• Remplir l’“event function sheet” basé sur les demandes des clients
• Compléter le “Group info sheet” et le distribuer à tous les départements concernés
• Gérer la réunion avant la conférence/événement et transmettre les informations aux départements respectifs
• Informer le directeur des ventes & marketing et les Sales Managers des nouveaux business, des business perdus et des business définitifs de différentes marches
• Communiquer avec la Réception et le département des Banquets & Conférences sur les évènements à venir
• Maintenir un contact régulier avec les agences locales, nationales et internationales, les « corporate accounts » et les entreprises de « Destination Management »
• Assurer une communication efficace dans le département et entre les différents départements

Connaître les standards techniques et émotifs de LQA et les mettre en pratique:

• Participer aux réunions hebdomadaires avec le directeur de la réception ainsi que les différents chefs de départements concernés suivant les demandes des groupes
• Suivi avec le client après l’évènement pour obtenir un feedback et assurer la répétition de l’évènement
• Préparer les rapports hebdomadaires, les rapports d’activité mensuels et les prévisions
• Développer et maintenir un système efficace de l’administration du département
• Communiquer avec la comptabilité afin d’assurer que tous les dépôts des groupes sont reçus selon les contrats
• S’engager sur la qualité de son service, sa discrétion et sur sa parfaite honnêteté
• Respecter les normes ergonomiques de travail en règle de santé & sécurité
• Maintenir un excellent contact avec ses collègues de travail
• Respecter les standards de la compagnie
• Compléter toutes autres tâches qui pourraient être assignées par la direction

Qualifications

• Diplôme d’une école hôtelière reconnue est un atout
• Expérience précédente de 2 ans en administration banquets ou évènementiel
• Maîtrise du français, anglais et allemand à l'écrit comme à l'oral
• Connaissance des systèmes informatiques tels que MS Office, Opéra and Sales & Catering, un atout
• Capacité de travailler en équipe
• Capacité de gérer plusieurs demandes en même temps et de gérer les changements de dernières minutes
• Talent dans les ventes
• Apparence physique soignée
• Bon esprit d’équipe

Exigences de visa :Afin de pouvoir travailler en Suisse, le candidat est en possession d’un permis de travail suisse ou fait partie d’un pays européen de l’UE – 17 ou UE -8.