Zweisprachige Direktionssekretärin Englisch/Französisch (m/w), Grenoble

Der Bereich „Projekte und Techniken" sucht:

Zweisprachige Direktionssekretärin Englisch/Französisch (m/w)

Aufgaben

Sie arbeiten für vier verschiedene Abteilungen des Bereichs „Projekte und Techniken" (Mechanik, Informatik, Instrumentkontrolle, Berechnungen) und übernehmen folgende Aufgaben:

• allgemeine Sekretariatsarbeiten: Empfang, Sortieren und Verteilen der Post, Telefon, Schreiben/ Fotokopien/Verteilung/ Ablage und Archivierung von Dokumenten, Büromaterialbeschaffung...
• administrative Betreuung der Besucher vor Ort und, falls nötig, Vorbereitung von Anträgen für den Zugang zu Kontrollbereichen
• Vorbereitung von Meetings und Organisation von Events (Sitzungen, Seminare und Workshops)
• Dokumente in Englisch/Französisch: Mitschriften, Protokolle, Formatierung von Berichten sowie Hilfe bei Korrektur und Gestaltung von offiziellen Dokumenten
• Pflege der Intranet- und Internetseiten der betroffenen Abteilungen, sowie der Webseiten für wichtige Events oder für europäische Projekte, an denen das ILL beteiligt ist
• Budgetkontrolle von Events (Seminare, Workshops) oder für Partnerorganisationen im Rahmen von ILL-internen Projekten oder europäischen Verträgen
• Gelegentliche Vertretung und Zusammenarbeit mit der anderen Sekretärin des Bereichs „Projekte und Techniken"

Ausbildung und Erfahrung

• Sie haben eine Ausbildung als zweisprachige/r Fremdsprachensekretär/in erfolgreich abgeschlossen und verfügen über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung.
• Sie beherrschen die gängigen Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Präsentationsprogramme sowie Adobe/PDF.
• Sie kennen die Bildbearbeitungsprogramme und die Programmierung von Webseiten.
• Sie zeigen Initiative, haben Sinn für Teamarbeit und können selbstständig arbeiten.
• Des Weiteren besitzen Sie die Fähigkeit, Sitzungsprotokolle von technischen und wissenschaftlichen Präsentationen auf Englisch und Französisch zu erstellen.
• Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit runden Ihr Profil ab.

Sie haben gute Kenntnisse in Englisch und sind bereit, Französisch zu erlernen. Hierzu bietet Ihnen das ILL neben attraktiven Arbeitsbedingungen und Gehalt ebenfalls die Möglichkeiten, Sprachkurse zu belegen. Selbstverständlich werden Sie bereits vor Ihrer Ankunft aktiv bei Ihrer Wohnungssuche und anderen Formalitäten unterstützt.