Sekretär(in)-Assistent(in), Straßburg

Beim europäischen Fernsehkulturkanal ARTE G.E.I.E. mit Sitz in Straßburg ist im Justiziariat ab Oktober 2012 eine unbefristete Vollzeitstelle zu besetzen.

Sekretär(in)-Assistent(in)

Aufgabenbeschreibung

• Bearbeitung des Post- und Email-Eingangs (Sortieren und Weiterleiten) und Führung des Ein- und Ausgangsregisters
• Entgegennehmen von Telefonanrufen (Annahme der Gespräche, Filtern, Bearbeiten der hinterlassenen Nachrichten usw.); als Schnittstelle zwischen den internen und externen Gesprächspartnern fungieren
• Organisation und Verwaltung der Dienstreisen der Mitarbeiter der Abteilung (Reservierung von Hotels, Zug- und Flugtickets, Anlegen der Dienstreiseanträge und Abrechnung der Dienstreisen)
• Erfassung / Weiterbearbeitung der Verwaltungsdokumente der Abteilung (Bestellscheine, Rechnungen)
• Eingabe und Aufbereitung von Daten und Grafiken 
• Mitwirken an der Organisation, Durchführung und Nachbereitung der ARTE-Mitgliederversammlungen (ARTE G.E.I.E.)
• Sicherstellung des regelmäßigen Kontakts mit den Sekretariaten von Anwaltskanzleien und den Instanzen der Mitglieder von ARTE (Intendanten der deutschen öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten, hochrangige Beamte, Vertreter der Ministerien etc.) in Deutschland und Frankreich
• Verwalten und Führen der Archive des Justiziariats

Anforderungsprofil

• Europasekretär(in), Fremdsprachensekretär(in) oder abgeschlossene Ausbildung zur/zum Rechtsanwaltsfachangestellten
• Beherrschen der deutschen, französischen und englischen Sprache in Wort und Schrift
• Einwandfreie Beherrschung von Rechtschreibung und Grammatik 
• Sehr gute Kenntnis der einschlägigen Softwareprogramme (SAP, MS Office)
• Organisationstalent (Ablagetechniken, methodisches Arbeiten, Gründlichkeit, ...)
• Beherrschen der Dokumentenverwaltung (Ablage, Archivierung, ...)
• Diskretion und Fähigkeit zur Behandlung streng vertraulicher Sachverhalte