Secrétaire général(e) - Remplacement congé parental (H/F), Brême

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

Il a 2 missions principales :

• La promotion de la langue française et l’enseignement du français
• La diffusion de la culture française par sa programmation culturelle et par sa médiathèque

Dans le cadre d’un remplacement de congé maternité puis parental, l’Institut français de Brême recherche un(e) secrétaire général(e) pour une durée déterminée.

Missions

Sous l’autorité de la directrice de l’antenne, le/la secrétaire général(e) travaille en étroite collaboration avec les services de l’Institut français d’Allemagne à Berlin : secrétariat général fédéral et agence comptable. Son travail s’articule autour de deux domaines d’activité :

Gestion budgétaire, comptable et administrative de l’antenne :

• établissement, exécution et suivi du budget 
• élaboration et gestion de contrats avec les partenaires 
• facturation de clients et suivi du paiement 
• contrôle des dépenses et des recettes (commandes, facturations) 
• contrôle et suivi des factures, préparation de pièces à liquider (dépenses et recettes) et transmission à l’agence comptable pour paiement 
• suivi financier de la gestion du bâtiment, coordonné par la directrice de l’antenne 
• maîtrise des dépenses et des recettes dans la limite du budget de l’antenne, rationalisation des achats et relations fournisseurs 

• tenue de la régie de recettes et d’avances de l’Institut.
   
  Gestion des ressources humaines :

• Gestion des contrats, congés, suivi des arrêts maladies, demande de remboursement et déclarations aux caisses, préparation des salaires 

• Coordination des différents services de l’antenne / soutien aux responsables et suivi des budgets sectoriels.

Profil recherché

• Bonne maîtrise du français et de l’allemand (niveau C1/C2)
• Connaissance des outils budgétaires et de la comptabilité publique
• Maîtrise des outils bureautiques
• Connaissance en gestion et comptabilité
• Sens de l’organisation et capacité d’anticipation
• Sens des responsabilités
• Esprit d’équipe et de coordination
• Autonomie et rigueur
• Capacité d‘adaptation
• Idéalement Master en gestion, administration et management ou équivalent