Secrétaire des cours et agent d'accueil (H/F/D) , Hambourg

L’Institut français de Hambourg est une antenne de l’Institut français d’Allemagne (IFA), service culturel de l’Ambassade de France en Allemagne. Sa principale mission est de favoriser les relations franco-allemandes et de diffuser la langue et la culture françaises.

Missions

Cours

Sous l’autorité de la directrice des cours/secrétaire générale, le/la secrétaire au service des cours remplit principalement les missions et activités suivantes :

• Accueil, information et conseil sur l’offre de cours

• Gestion administrative des cours de groupe (adultes et enfants) :

  • Organisation des cours et leur attribution aux professeurs
  • Publication des cours sur le site Internet, mise à jour quotidienne des données dans le logiciel de gestion et suivi des présences
  • Suivi des ventes et des relances de paiement
  • Emission des avoirs, gestion des demandes de remboursement
  • Envoi et analyse des enquêtes de satisfaction…

• Gestion des plannings d’occupation des salles et des cours en ligne sur Zoom

• Suivi de la facturation des enseignants travailleurs indépendants

Accueil

• Accueil des différents publics
• Coordination étroite avec les services de l’antenne et du Consulat général
• Surveillance des entrées dans le bâtiment via les caméras de sécurité
• Gestion du compte mail générique de l’antenne
• Réception du courrier et des livraisons

Profil

• Très bonnes connaissances du français et de l’allemand (niveau C1)
• Qualités relationnelles, goût du contact et sens du travail en équipe
• Maîtrise des outils informatiques (Pack MS Office, progiciel de gestion)
• Rigueur et sens de l'organisation
• Capacité d'adaptation et disponibilité
• Sens de l’initiative
• Diplôme / niveau d’études : Bac + 3
• De bonnes connaissances dans le domaine du FLE seraient un atout