Secrétaire culturel(le) (H/F/D), Düsseldorf,

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

Au sein d´une équipe de 14 personnes, le/la secrétaire culturel(le) est chargé(e) de l’accueil et de la réponse téléphonique au public de l’Institut français de Düsseldorf. Il/elle met également en place la communication culturelle de l’Institut.

Missions

Accueil du public

• Accueillir, orienter et renseigner le public de l’Institut
• Réponse ou réattribution des messages reçus dans la boîte mail de l’Institut
• Gestion du flux d’appels téléphoniques

Gestion du secrétariat bilingue

• Participation à la mise en place de la communication culturelle de l’antenne :

  • virtuelle (newsletters, actualisation du site, mailing list…)
  • conception et réalisation de documents papier (flyers, affiches)

• Traduction vers l’allemand de textes préparés par les secteurs d’activité de l’Institut (Culture, Coopération linguistique, Cours de français, Examens, Médiathèque)

• Relecture et correction de textes préparés en allemand par les différents secteurs avant leur mise en ligne

• Saisie des données dans les logiciels de l’Institut, collecte de données pour les enquêtes

• Manifestations culturelles : inscriptions aux manifestations, aide à l’organisation logistique

Participation au fonctionnement de la médiathèque

• Inscription, conseil et assistance aux usagers de la médiathèque
• Gestion et enregistrement des prêts et des restitutions
• Gestion de la caisse et de la comptabilité de la médiathèque

Profil

Qualités personnelles

• Sens de l’accueil et aisance relationnelle
• Discrétion, courtoisie et ponctualité
• Esprit d’équipe et de coordination
• Bonne rédaction
• Polyvalence
• Disponibilité
• Intérêt envers les secteurs d’activité de l’Institut (Culture, Coopération linguistique, Cours de français, Examens, Médiathèque)

Compétences

• Connaissance des outils informatiques Word, Excel, Canva et Indesign
• Bonne connaissance de l’allemand (C1) et bonne connaissance du français (niveau C1)
• Bonne connaissance, expérience et intérêt pour le fonctionnement des réseaux sociaux exigés
• Informations générales

Conditions

• Poste à pourvoir à compter du 1er avril 2022
• CDD d’un an (renouvelable)
• Temps de travail : 27 heures par semaine
• Lieu de travail : Institut français de Düsseldorf (Bilkerstr. 9, 40213 Düsseldorf)
• Certains événements auront lieu le samedi
• Rémunération : 1 557,23 € mensuels bruts
• L'affiliation préalable à une caisse de sécurité sociale allemande est obligatoire.