Secrétaire au service des cours (H/F/D), Berlin

L’Institut français d’Allemagne (IFA), regroupe 11 antennes en Allemagne, réparties sur l’ensemble du territoire allemand et pilotées par une direction fédérale. Par son action culturelle et pédagogique, ce réseau complète le maillage des relations scolaires, universitaires, scientifiques, économiques, politiques et consulaires entre la France et l’Allemagne, et contribue ainsi de manière significative à la diffusion de la langue française et de la culture française et francophone. L’Institut français d’Allemagne est rattaché au Service de coopération et d’action culturelle de l’ambassade de France en Allemagne (SCAC), sous l’autorité du Conseiller culturel également directeur de l’Institut français d’Allemagne. L’Institut français d’Allemagne est composé de 160 agents.

Activités principales

Sous l’autorité du responsable des cours, le secrétaire au service des cours exécute principalement les missions et activités suivantes :

• Accueil, conseil et inscription des élèves aux cours de langue : par téléphone, par mail et en présentiel
• Suivi administratif des cours de langue :
  • Saisie des fiches clients ; listes de présence, attestations de participation 
  • Confirmation des ouvertures de cours ou annulation des cours, facturation
  • Vérification et saisie des encaissements dans AEC, relance des clients débiteurs, gestion des demandes de remboursement
  • Actualisation du tableau d’occupation des salles et suivi des disponibilités des chargé(e)s de cours
  • Suivi des présences dans AEC et traitement mensuel de la facturation des chargé(e)s de cours
• Participation à la communication de l´Institut en lien avec l’activité cours :
  • Communication interne des informations concernant les cours
  • Veille à la publication des cours collectifs sur le site Internet dans le respect du calendrier défini avec le service marketing des cours
  • gestion des demandes et du suivi des cours reconnus « Bildungszeit »
  • soutien ponctuel aux certifications (DELF/DALF, TCF, TEF, DAEFLE), selon le calendrier des examens Soutien régulier à la gestion des cours individuels et entreprises en collaboration avec la personne responsable

Connaissance savoir-faire/ Qualités personnelles

observées / observables en situation professionnelle

• Connaissance des outils informatiques Excel et Word
• Connaissance et usage de logiciels de gestion – idéalement dans le domaine des cours
• Très bonne connaissance de l’allemand et du français (niveau C1) à l’oral et à l’écrit
• Sens de l’accueil, goût du contact
• Discrétion, courtoisie et ponctualité
• Bonne rédaction
• Disponibilité
• Aisance avec les outils informatiques