Secrétaire administratif (H/F/D), Munich

L’Institut Français de Munich, antenne de l’IFA en Bavière, a pour mission de promouvoir la langue et la culture françaises à Munich et dans sa région. Dans ce cadre, il offre des cours collectifs et individuels de français langue étrangère de tous niveaux, en direction des particuliers, des entreprises et des institutions.

Aufgaben

Nous recherchons un (e) SECRETAIRE ADMINISTRATIF pour remplir les missions suivantes (service des cours et appui général) :

Sous l’autorité du responsable du service des cours et du secrétaire général, le/la secrétaire administratif exécute principalement les missions et activités suivantes relatives au secrétariat du service des cours et en appui général des autres services :

Assistance secrétariat des cours (22h30)

• Appui à l’accueil, orientation et inscription des élèves aux cours de langue
• Organisation des évaluations du niveau des apprenants
• Suivi administratif des cours de langue
• Saisie des fiches clients ; liste et suivi de la liste de présence, attestations de participation
• Suivi des paiements : vérification des paiements, lettres de rappels, en lien avec SG et responsable cours
• Suivi de présence des élèves de cours (suivi qualité du service des cours)
• Actualisation et suivi du planning d’occupation des salles
• Appui au suivi de la facturation des enseignants travailleurs indépendants
• Participation à la communication de l´Institut en lien avec l’activité cours
• Communication interne des informations concernant les cours

Assistance administrative services transversaux (16h)

• Appui administratif et logistique ; Suivi du courrier, des facturations et des livraisons ; demandes de devis, suivi des contrats et déclarations administratives en lien avec le SG ;
• Gestion des commandes et de l’approvisionnement en fournitures courantes ;
• Appui ponctuel à l’organisation administrative et logistique des sessions d’examens et de manifestations en lien avec l’activité de l’Institut.

Anforderungen

• Expérience dans le domaine de l’accueil et du contact avec le public, connaissance des outils informatiques Excel et Word et aptitude à utiliser logiciels de gestion, bonne connaissance de l’allemand et du français (C1 dans les deux langues), discrétion, courtoisie et ponctualité, sens de l’organisation et de la précision ;
• Une connaissance du Français Langue Etrangère serait appréciée