Secrétaire administratif/administrative (H/F/D), Berlin

L’Institut français d’Allemagne (IFA), regroupe 11 antennes en Allemagne, réparties sur l’ensemble du territoire allemand et pilotées par une direction fédérale. Par son action culturelle et pédagogique, ce réseau complète le maillage des relations scolaires, universitaires, scientifiques, économiques, politiques et consulaires entre la France et l’Allemagne, et contribue ainsi de manière significative à la diffusion de la langue française et de la culture française et francophone. L’Institut français d’Allemagne est rattaché au Service de coopération et d’action culturelle de l’ambassade de France en Allemagne (SCAC), sous l’autorité du Conseiller culturel également directeur de l’Institut français d’Allemagne. L’Institut français d’Allemagne est composé de 160 agents.

Le secrétariat général fédéral, chargé du pilotage de l'ensemble du réseau IFA, recrute un(e) secrétaire à compter du 1er septembre 2022.

Missions

Sous l’autorité du secrétaire général fédéral et de son adjointe, le/la secrétaire administratif/administrative exécute principalement les missions et activités suivantes :

• gérer l’agenda et les appels téléphoniques du secrétaire général
• organiser des réunions en présentiel ou à distance (invitations, préparation du matériel, envoi des documents préparatoires…)
• prise de notes et compte-rendu de réunions
• mise en page et publipostage de divers documents (courriers, notes, dossiers), suivi du circuit de validation, transmission et archivage
• trier et organiser le classement de documents et dossiers
• organisation des missions du secrétariat général
• gestion des commandes de billets de transport en lien avec l’agence de voyage
• gestion des décorations (médailles, légions d’honneur...) du service de coopération et d’action culturelle de l’ambassade de France à Berlin
• commande et gestion des fournitures
• appui à la gestion administrative des ressources humaines

Profil

• formation de secrétaire / assistant(e) de direction
• maîtrise du français et de l’allemand (B2 dans les deux langues)
• maîtrise des outils informatiques (pack Office, zoom…)
• capacités rédactionnelles
• capacité à communiquer rapidement et efficacement
• excellentes capacités d’organisation et d’anticipation
• discrétion