Responsable évènementiel (H/F), Paris

L’Institut historique allemand (IHA) est un centre de recherche de la fondation publique Max Weber – Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland. Nous travaillons sous la devise »Recherche – Médiation – Qualification« dans le domaine de l’histoire française, franco-allemande et ouest-européenne – de l’Antiquité à nos jours – et jouons un rôle de premier plan dans la médiation entre l’Allemagne et la France. L’histoire numérique et l’Afrique subsaharienne constituent des axes de recherche complémentaires.

L’Institut historique allemand joue un rôle de premier plan dans la médiation entre l’Allemagne et la France. L’institut travaille sous la devise »Recherche – Médiation – Qualification« dans le domaine de l’histoire française, franco-allemande, ouest-européenne et africaine ainsi que des humanités numériques. L’institut organise chaque année une centaine de conférences, colloques, tables rondes en présentiel ou en format numérique.

Au sein du département évènementiel, vous aurez en charge les missions suivantes :

• conseiller le chercheur/la chercheuse responsable pour la planification et la mise en oeuvre de son événement, y compris la planification budgétaire,
• assumer avec compétence le rôle d’interlocutrice/eur privilégié/e pour nos oratrices/eurs et participante/s avant, pendant et après les évènements scientifiques (organisation du voyage, préparation de la conférence, etc.) ainsi que dans la salle d’événement virtuelle,
• coordination de l’équipe évènementielle (cinq membres) en concertation avec la responsable du département (notamment : préparation des plannings et préparation de la réunion mensuelle de l’équipe),
• attribution et répartition des salles de conférence, gestion de leur configuration respective pour les évènements, y compris les moyens techniques,
• demande de devis pour l’organisation de l’hébergement en hôtel ainsi que pour le service de restauration (traiteurs),
• programmation et briefing des interprètes et des techniciens du son,
• validation des factures et notes de frais de déplacement, collaboration avec le service comptable,
• diverses tâches administratives et classement.

Profil requis

• une expérience significative dans l’organisation et la mise en oeuvre d’événements scientifiques (en présentiel ainsi que dans des formats numériques),
• d’excellentes aptitudes en communication, une aisance relationnelle et de la confiance en soi dans ses relations avec les autres,
• une façon de travailler autonome, structurée et méticuleuse avec un excellent sens pratique,
• une très bonne connaissance du français et une bonne connaissance de l’allemand,
• de l’expérience dans le domaine de la technologie évènementielle (y compris concernant les systèmes de visioconférence),
• être disposée/e à travailler de manière flexible (supervision d’événements en soirée),
• de l’expérience avec les institutions publiques et les acteurs politiques dans un environnement international serait un avantage,
• une bonne maîtrise des programmes MS-Office,
• un esprit d’équipe, de la flexibilité et de l’engagement.

Nous proposons

• une activité variée en plein coeur de Paris,
• une collaboration au sein d’une équipe dynamique et collégiale,
• un salaire indexé sur la grille indiciaire de rémunération des contrats de travail français de l’ambassade d’Allemagne en France (»contrats locaux«), à l’indice de salaire M4, si les conditions sont requises (à partir de 3.174 euros brut mensuels; conformément aux termes de la convention relative à la double imposition: l’imposition se fera en Allemagne en cas de nationalité allemande),
• des prestations complémentaires: mutuelle santé, prévoyance, titres restaurant.

La fondation Max Weber et l’IHA promeuvent l’égalité des chances professionnelles entre les femmes et les hommes. À qualifications égales, priorité sera donnée aux candidat/es handicapé/es.