Mitarbeiter/in für den Bereich Veranstaltungsmanagement, Paris

Das Deutsche Historische Institut Paris, ein Forschungsinstitut der öffentlich-rechtlichen Max Weber Stiftung – Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland, sucht zum 1. September 2021 oder nach Vereinbarung

eine/n Mitarbeiter/in für den Bereich Veranstaltungsmanagement.

Es handelt sich um eine auf etwa acht Monate befristete Position (CDD) im Rahmen einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung. Die Anstellung erfolgt in Vollzeit (37 Stunden/Woche).

Das Deutsche Historische Institut Paris arbeitet unter den drei Leitbegriffen »Forschen – Vermitteln – Qualifizieren« auf dem Gebiet der französischen, deutsch-französischen und westeuropäischen Geschichte von der Spätantike bis zur Gegenwart und nimmt eine Vermittlerrolle zwischen Deutschland und Frankreich ein. Weitere Arbeitsschwerpunkte sind Digital Humanities und die Geschichte Afrikas. Das Institut veranstaltet jedes Jahr rund 100 wissenschaftliche Konferenzen, Vorträge und Workshops als Präsenzveranstaltung oder im digitalen Format.

In der Abteilung Veranstaltungsmanagement suchen wir Ihre Mitarbeit u.a. für die folgenden Aufgaben:

• Beratung des/der federführenden Wissenschaftler/in bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen inkl. Budgetplanung,
• kompetente Ansprechfunktion für unsere Referierenden und Teilnehmenden vor, während und nach einer Veranstaltung (Reiseplanung, Vortragsvorbereitung etc.) sowie im virtuellen Veranstaltungsraum,
• Koordination des Event-Teams bestehend aus fünf Personen in Absprache mit der Abteilungsleitung (u.a. Erstellen der Einsatzpläne und Vorbereitung der monatlichen Teamsitzung),
• Raumvergabe und Festlegen der jeweiligen Saalkonfiguration inkl. Saaltechnik,
• Einholung von Angeboten und Organisation von Hotelunterbringungen und des Caterings,
• Buchung und Einweisung von Dolmetschenden und Tontechniker/innen,
• Prüfung von Rechnungen und Reisekostenerstattungen, Unterstützung der Abrechnung,
• allgemeine Bürotätigkeiten und Ablage.

Wir erwarten

• einschlägige Erfahrung in der Organisation und Umsetzung von wissenschaftlichen Veranstaltungen (in Präsenz und in digitalen Formaten),
• Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten,
• selbstständiger Arbeitsstil, verbunden mit einer strukturierten und sorgfältigen Arbeitsweise sowie in zupackender und lösungsorientierter Art,
• sehr gute Französisch- und gute Deutschkenntnisse,
• Erfahrungen im Bereich Veranstaltungstechnik (inkl. Videokonferenzsysteme),
• Bereitschaft für flexibles Arbeiten (Betreuung von Abendveranstaltungen),
• Erfahrungen im Umgang mit öffentlichen Einrichtungen in einem internationalen Umfeld von Vorteil,
• routinierter Umgang mit MS‐Office Programmen,
• Teamgeist, Flexibilität und Einsatzbereitschaft.

Wir bieten

• eine abwechslungsreiche Tätigkeit im Herzen von Paris,
• teamorientiertes Arbeiten in einem kollegialen Umfeld,
• eine Bezahlung nach dem Vergütungsschema der Deutschen Botschaft Paris für französische Arbeitsverträge (»lokal Beschäftigte«), bei entsprechender Voraussetzung in der Entgeltgruppe M4 (brutto ab 3.174,- Euro monatlich, unter Anwendung des deutsch-französischen Doppelbesteuerungsabkommens: bei deutscher Staatsangehörigkeit Besteuerung in Deutschland), • Zusatzleistungen des Arbeitgebers: Kranken- und Arbeitsunfähigkeitsversicherung, Restaurantschecks.

Die Max Weber Stiftung und das DHIP fördern die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.