Fremdsprachensekretär / Assistent (w/m/d), Potsdam

Das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft sind wir Teil der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.300 Beschäftigten (einschließlich unserer Gäste) entwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel und seinen regionalen Auswirkungen zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und damit verbundene Risiken zu mindern sowie den Einfluss der Menschen auf das System Erde zu bewerten.

Ihr Aufgabengebiet

• Arbeitsabläufe und Geschäftsverkehr für die Sektion organisieren, koordinieren und durchführen (Terminkoordination, Postund E-Mail-Bearbeitung, Ablage, Aktenführung und Informationsrecherche)
• Erledigung von Korrespondenzen in deutscher und englischer Sprache sowie Übersetzungen und Bearbeitung fremdsprachlicher Texte nach Bedarf
• Überwachung des Sektionsbudgets, Budgetkontrolle und -management von Drittmittelprojekten
• Durchführung sowie Nachkontrolle von Bestellungen für die Sektion
• Organisieren von Einstellungsverfahren innerhalb der Sektion
• Assistenz der Sektionsleitung inkl. Terminund Reiseverwaltung
• organisatorische Unterstützung für inund ausländische Gäste und Gastwissenschaftler*innen
• Verwaltung der Publikationen der Sektion in der GFZ-Datenbank
• Organisation von Veranstaltungen, z. B. Konferenzen und Workshops

Ihr Qualifikationsprofil

• abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär (w/m/d) oder kaufmännische bzw. verwaltungsorientierte Ausbildung mit dem Nachweis, schriftlich und mündlich Sekretariatsund Bürotätigkeiten in Englisch ausüben zu können, bzw. eine Ausbildung, die diese Qualifikationen beinhaltet
• Kenntnis in Wort und Schrift weiterer Fremdsprachen (wie Spanisch und Französisch) ist von Vorteil
• sicherer Umgang mit dem Internet, mit Textverarbeitungs-, Kalkulationsund Präsentationsprogrammen (z. B. MS-Office-Produkte Word, Excel und PowerPoint) und mit Verwaltungsprogrammen (z. B. SAP)
• sehr gute Kommunikationsund Teamfähigkeit
• ausgeprägte Fähigkeit zum koordinierenden Handeln sowie mit komplexen Situationen sachlich und zielorientiert umzugehen
• selbstständige und methodische Arbeitsweise

Wir bieten Ihnen

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine flexible Arbeitszeitund Arbeitsplatzgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
• eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
• einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
• eine gute Verkehrsanbindung durch den fußläufig gelegenen Potsdamer Hauptbahnhof
• Startdatum: nächstmöglich
• Befristung: 2 Jahre (mit der Option auf Entfristung)
• Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
• Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich Teilzeit geeignet.
• Ort: Potsdam