Chargé(e) d'accueil, Vogelgrun

INFOBEST est une instance publique transfrontalière franco-allemande auprès des particuliers, entreprises, associations et administrations qu’elle conseille et oriente, le cas échéant, vers les organismes compétents dans les domaines suivants : assurance maladie, prestations familiales, retraite, fiscalité, immatriculation et permis de conduire, emploi, chômage, déménagement dans le pays voisin, et plus généralement sur les structures administratives des deux pays.

Placé sous l’autorité du Président d’Infobest (présidence alternée entre le Landratsamt Breisgau Hochschwarzwald et la Communauté de Communes Pays Rhin-Brisach), du responsable de la coopération transfrontalière et sous la coordination des chargés de mission.
Finalité du poste : Assurer l’accueil, le standard, l’agenda des permanences, des rdv des usagers. Est garant de la présentation de l’accueil (rangement et propreté de la salle d’accueil, qualité et quantité des informations mises à disposition dans le hall d’accueil).

Les principales missions sont

ACCUEIL TELEPHONIQUE ET PHYSIQUE

• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
• Assurer le bon déroulement de l’accueil physique (faire patienter les usagers présents, organiser l’attente des personnes)
• Prendre note des questions des usagers et assurer une réponse dans les meilleurs délais (transfert vers une chargée de mission ou conseillère, prise de rendez-vous, convenir d’un rappel téléphonique etc.)

GESTION DE L’AGENDA DE L’INSTANCE INFOBEST

• Prise de rdv, accueil et orientation de l’usager dès la première prise de contact.

APPUI ADMINISTRATIF PONCTUEL

• Selon les directives des chargées de mission et en coordination avec l’assistant, le chargé d’accueil assure l’expédition de courriers, prépare les publipostages, aide à organiser l’aspect logistique des réunions et réceptions (réservation salle, restaurant…), aide à l’archivage de documents, prend soin de la présentation de la salle d’accueil et des locaux de l’instance.

MISSIONS COMPLEMENTAIRES

• Participer à l’organisation de manifestations ponctuelles et présence aux stands.

Profil

SAVOIR

• Formation en secrétariat complétée par une expérience de 2 à 3 ans
• Très bonne maîtrise du français et de l’allemand (oral et écrit)
• Règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
• Une expérience de travail dans un contexte transfrontalier serait un plus

SAVOIR FAIRE

• Travail en équipe
• Etre capable de prioriser son travail
• Maîtrise des outils informatiques et d’un standard téléphonique
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers

SAVOIR ETRE

• Ecoute, diplomatie, empathie
• Rigoureux et organisé
• Discrétion
• Donner une image positive de l’instance INFOBEST et de la Communauté de Communes auprès de l’ensemble des interlocuteurs.

Conditions

• Poste contractuel à 80%
• Poste basé à Vogelgrun (Ile du Rhin) et permanences décentralisées
• Permis B et véhicule personnel indispensables.

Rémunérations

Selon profil et expérience (en référence à la grille statutaire). Régime indemnitaire, titres restaurant (valeur faciale 8€ par jour travaillé – participation employeur 4.80 €), participation à la protection sociale complémentaire (mutuelle 28 €/mois, prévoyance 17.50 € /mois) et complément Indemnitaire Annuel (13ème mois).