Assistenz (m/w/d) für das Sekretariat der Hochschulleitung, Saarbrücken

Herzlich willkommen bei der Deutsch-Französischen Hochschule – einer Einrichtung, die die Regierungen Deutschlands und Frankreichs 1997 gegründet haben. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, bi- und trinationale Studiengänge mit Doppelabschluss und die grenzüberschreitende Doktorandenausbildung zu initiieren, zu evaluieren und finanziell zu fördern. Derzeit sind rund 5800 Studierende und 150 Doktorand*innen in über 200 Universitäten, Fachhochschulen und Grandes Écoles in 134 Städten in Europa und darüber hinaus eingeschrieben. Aktuell gibt es weltweit keine vergleichbare Institution.

Die Deutsch-Französische Hochschule (DFH) sucht für ihren Sitz in Saarbrücken eine*n

Assistenz (m/w/d) für das Sekretariat der Hochschulleitung

Diese befristete Stelle in Vollzeit ist ab dem 1. Oktober 2024 zu besetzen..

Ihre Ziele und Aufgaben

• Sie unterstützen das Sekretariatsteam bei den vielseitigen und anspruchsvollen Aufgaben, die im Umfeld der Hochschulleitung anstehen. Der Schwerpunkt liegt dabei in den Bereichen Office Management und Telefonzentrale, Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Empfang und Betreuung von Gästen.
• Sie wirken außerdem bei der Betreuung von Gremien und Arbeitsgruppen mit, planen und organisieren Sitzungstermine und kümmern sich um die Veranstaltungslogistik.
• Darüber hinaus unterstützen Sie die Fachreferate bei Vorbereitung und Versand von Ausschreibungsunterlagen und Förderbescheiden sowie weiteren administrativ-organisatorischen Aktivitäten rund um die Studiengänge und wissenschaftlichen Veranstaltungen der DFH.

Ihr Profil

Wir suchen Sie als tatkräftige Office Managerin, wenn Sie bereits in ähnlichen Kontexten erste Erfahrungen gesammelt haben. Sie verfügen über ausgezeichnete Kenntnisse der deutschen und der französischen Sprache, über zusätzliche Englischkenntnisse freuen wir uns. Sie sind versiert im Umgang mit den gängigen Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint), umfangreiche Internetrecherchen betrachten Sie als spannende Herausforderung. Als Organisationstalent verfügen Sie außerdem über ausgeprägte soziale Kompetenzen, sind flexibel und zeigen Teamgeist.

Wir bieten Ihnen

• eine vielseitige Aufgabe in einem dynamischen Umfeld,
• angenehme Arbeitsbedingungen in einer wunderschönen Villa,
• eine Vergütung nach TVöD-Bund, Entgeltgruppe 5,
• Weiterbildungsmöglichkeiten, Betriebssport und Jobticket,
• es besteht die Möglichkeit zur Heimarbeit, die deutsch-französischen Einbettung bietet dazu attraktive Vorteile.