Assistent(in) des Wirtschaftsausschusses und der Marktbeobachtung der Binnenschifffahrt, Straßburg

Die Zentralkommission für die Rheinschifffahrt (ZKR) ist eine internationale Organisation, die eine zentrale Rolle für die Rheinschifffahrt spielt. Ihre wichtigsten Ziele sind die Gewährleistung guter Schifffahrtsbedingungen auf dem Rhein und die Förderung einer sicheren und umweltfreundlichen Binnenschifffahrt. Sie ist in den Arbeitsbereichen Technik, Recht, Wirtschaft, Soziales und Umwelt tätig. Viele Aktivitäten der ZKR weisen heute über den Rhein hinaus und beziehen sich in einem weiteren Sinne auf die europäische Binnenschifffahrt.

Die ZKR umfasst fünf Mitgliedstaaten (Deutschland, Belgien, Frankreich, die Niederlande und die Schweiz) und arbeitet zunehmend eng mit der Europäischen Kommission sowie den anderen Flusskommissionen und internationalen Organisationen zusammen.

Für ihr Sekretariat in Strasbourg, das aus einem internationalen Team von 28 Personen besteht, sucht die Zentralkommission eine(n) Assistenten/Assistentin in den Arbeitsbereichen Wirtschaft und Marktbeobachtung der Binnenschifffahrt.

Tätigkeitsschwerpunkte

Der Assistent/die Assistentin unterstützt den Verwaltungsrat/die Verwaltungsrätin für Wirtschaftsfragen unter einer rheinischen, europäischen und internationalen Perspektive bei der Betreuung des Wirtschaftsausschusses sowie den Ökonomen/die Ökonomin und den/die Kommunikationsbeauftragte(n) bei der Marktbeobachtung der Binnenschifffahrt (OBSMA). Er (sie) übernimmt ebenfalls die Nachfolge und/oder die Unterstützung des Assistenten/der Assistentin des Generalsekretärs/der Generalsekretärin bei der ordnungsgemäßen Erfüllung der Verwaltungsaufgaben des Sekretariats.

Der/die Assistent(in) wirkt insbesondere mit:

• Für den Wirtschaftsausschuss:

• Beim proaktiven und personalisierten Dokumentenmanagement;
• Bei der Vorbereitung, Eingabe, Gestaltung und Harmonisierung von Dokumenten in einem dem internen Corporate Design entsprechenden Format (Größe, Form, ...);
• Bei der Erstellung aktualisierter Listen und der Kodifizierung der Dokumente und Sitzungsberichte zur leichteren Archivierung und Rückverfolgbarkeit;
• Bei der Ablage und Registrierung von Dokumenten in den unterschiedlichen Sprachversionen auf einem internen und externen Server, um sie den Delegationsmitgliedern zur Verfügung zu stellen, und bei der Papierablage im Hinblick auf die Archivierung;
• Bei der Dokumentenrecherche (in den Beschlüssen, Berichten, historischen Darlegungen, ...);
• Bei der Aufbereitung von Mustern bestimmter Dokumente (Tagesordnungen, Berichte);
• Bei der Betreuung und externen Vergabe von Übersetzungen.

• Im Arbeitsbereich der Marktbeobachtung der Binnenschifffahrt (OBSMA):

• Bei der Vorbereitung, Eingabe und Harmonisierung der OBSMA-Berichte in vier Sprachen in einem dem internen Corporate Design entsprechenden Format;
• Bei der Gestaltung der OBSMA-Berichte, Einfügung von Grafiken und Bildern usw.;
• Beim proaktiven Management und bei Vorschlägen in enger Zusammenarbeit mit den anderen Akteuren auf dem Gebiet der Berichte, um eine Publikation der Dokumente innerhalb der vorgeschriebenen Fristen sicherzustellen;
• Bei der punktuellen Unterstützung in Bezug auf das Berichtsmaterial durch die Produktion von Dokumenten, die in die Publikationen einzufügen sind;
• Bei der punktuellen Unterstützung in Bezug auf die Verarbeitung statistischer Daten (Management von Excel-Dateien);
  
• Bei der Projektkoordination, insbesondere der Koordination von Übersetzungen im Hinblick auf die Marktbeobachtung;
• Bei der Unterstützung bei der ordnungsgemäßen Bereitstellung der Dokumente.

• Im Arbeitsbereich des Generalsekretariats:

• Im Bedarfsfall (Abwesenheit aus Urlaubs- oder anderen Gründen, besondere Umstände) Übernahme der Vertretung oder Unterstützung des Assistenten/der Assistentin des/der Generalsekretärs/Generalsekretärin (Bearbeitung von Mails und Korrespondenz, interne Maßnahmen für eine ordnungsgemäße Abwicklung und Nachverfolgung der Vorgänge, Organisation von internen wie externen Meetings, Zusammenstellung von Unterlagen im Hinblick auf interne wie externe Sitzungen usw.)
  

Bewerberprofil

Ausbildung und Kompetenzen

• Ausbildung mit Fachhochschulabschluss auf BTS-Ebene, Licence oder vergleichbarem Abschluss als Geschäftsführungsassistent(in), Assistentin KMU/KMI mit einer ersten beruflichen Erfahrung, vorzugsweise im Bereich der Kommunikation;
• Ausgezeichnete Kenntnisse in der deutschen, niederländischen oder französischen Sprache (muttersprachliches Niveau), gute Kenntnisse in einer der anderen Sprachen, gute Englischkenntnisse;
• Beherrschung der Software (Office-Paket), vor allem Excel;
• Beherrschung/Interesse am Erlernen der Grafikdesign-, Bild- und DTP-Software: Indesign, Illustrator, Photoshop;
• Beherrschung/Interesse am Erlernen der Online-Publishing-Tools: Wordpress;
• Kenntnis der Funktionsweise des CMS und der HTML-Sprache;
• Schreibfähigkeiten (Stil, Orthografie, Grammatik ...);
• Entwicklung und Aktivierung eines Netzes von Ansprechpartnern für die Informationsbeschaffung und die Optimierung der Aufgabenbearbeitung;
• Planung, Organisation (Verfolgung des Fortschritts bei der Erstellung der Unterlagen, ...), Zeitmanagement;
• Fähigkeit, im Team und abteilungsübergreifend zu arbeiten.

Voraussetzungen und Fähigkeiten

Staatsangehörigkeit eines Mitgliedstaats der ZKR (Deutschland, Belgien, Frankreich, die Niederlande und die Schweiz).

Das Sekretariat der Zentralkommission ist bekannt für seine technischen Kompetenzen und Expertisen, seine Flexibilität und seine Fähigkeit, (insbesondere technologischen) Entwicklungen im Interesse des Fortschritts Rechnung zu tragen, sowie für seine erstklassige Arbeit und Dienstleistungskultur. Entsprechend hoch sind die Erwartungen an den Assistenten/die Assistentin des Wirtschaftsausschusses und der OBSMA.

Was die ZKR bietet

Einen Vertrag mit einer Laufzeit von zunächst 4 Jahren.

Der/die Assistent(in) übt seine/ihre Funktion unter der Verantwortung des Generalsekretärs mit Unterstützung durch die betreffenden Dienste aus.
Die monatliche Vergütung (nach Steuern) ist abhängig von der Berufserfahrung und mit der Organisation auszuhandeln.