Assistent im Generalsekretariat (m/w), Berlin

L’Office franco-allemand pour la Jeunesse (OFAJ) est un organisme binational au service de la coopération franco-allemande avec deux adresses, l’une à Paris, l’autre à Berlin. Il a été créé en 1963 par le traité franco-allemand de coopération. Son objectif est de donner de nouvelles impulsions au dialogue entre jeunes Français et Allemands dans le cadre d’une Europe élargie.

Das Deutsch-Französische Jugendwerk sucht für das Generalsekretariat in Berlin eine/n Mitarbeiter/in für die Stelle eines/er

Assistenten(in) im „Generalsekretariat" (m/w)

Die Teilzeitstelle (50%) mit Dienstort Berlin ist ab dem 15. September 2015 bis zum 31. Dezember 2015 zu besetzen; es besteht die Möglichkeit einer Verlängerung.

Hauptaufgaben

• Assistenz der Generalsekretäre (Paris/Berlin): Verwaltung des Kalenders der Generalsekretäre für interne und externe Termine und Organisation von Dienstreisen
• Vorbereitung der Korrespondenz
• Redaktion, Übersetzung und Versand der Sitzungsprotokolle
• Logistische Betreuung von Veranstaltungen, sowie internen und externen Sitzungen
• Unterstützung des Generalsekretariats
• Zusammenarbeit mit den Praktikanten/Freiwilligen des Generalsekretariats
• Verbuchung des Reisebudgets und des Sonderfonds der Generalsekretäre
• Aktualisierung der Adressdatenbank AMWIN

Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten

• Kommunikationsstärke und diplomatisches Geschick
• Erfahrung in der Direktionsassistenz erwünscht
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und der französischen Sprache (französische Muttersprache bevorzugt)
• Gute Kenntnisse des MS Office Pack (Excel, Word, Outlook)
• Gewissenhaftigkeit, Diskretion
• Organisationstalent, vorausschauendes Planungsvermögen
• Flexibilität und schnelles Reaktionsvermögen