Assistent Empfang (m/w), Berlin

Das Deutsch-Französische Jugendwerk (DFJW) ist eine internationale Organisation im Dienst der deutsch-französischen Zusammenarbeit, mit drei Standorten in Paris, Berlin und Saarbrücken. Es ist auf Grundlage des 1963 unterzeichneten Elysée-Vertrags entstanden und hat die Aufgabe, die Beziehungen zwischen der deutschen und französischen Jugend innerhalb eines erweiterten Europas zu fördern.

Das Deutsch-Französische Jugendwerk sucht für das Referat „Kommunikation und Veranstaltungen" in Berlin eine/n Mitarbeiter/in für die Stelle eines/er

Assistenten/in „Empfang" (m/w)

Die Vollzeitstelle mit Dienstort Berlin ist ab dem 19. August 2016 bis zum 18. Oktober 2016 zu besetzen. Es besteht die Möglichkeit einer Vertragsverlängerung. Die Bezahlung orientiert sich am Personalstatut des DFJW.

Hauptaufgaben

Organisation von Empfang und Telefonzentrale:

• Betreuung der Telefonzentrale inkl. erste Auskunft und Weiterleitung der Anrufe
• Empfang und Beratung von Besuchern
• Empfang von Gruppen
• Aktualisierung des Informationsmaterials am Empfang

Verwaltungstätigkeiten:

• Beantwortung bzw. Weiterleitung der Nachrichten der Mailbox info@dfjw.org
• Versand kleinerer Mengen von Broschüren und Verwaltung des Broschürenbestands vor Ort
• Bearbeitung der täglichen Post und Verteilung im Haus
• Übersetzungsarbeiten in die Muttersprache sowie Korrekturlesen
• Mitarbeit bei Aktionen des Referats: Unterstützung bei Veranstaltungen, Mailings
• Erfassung und Bestätigung der Bestellungen von DFJW-Infomaterial über die hierfür vorgesehene Software (GECO) 

Planung und Kommunikation der Veranstaltungen des Info-Café Berlin-Paris in enger Zusammenarbeit mit dem Team vor Ort:

• Betreuung der Mitarbeiter, die im Rahmen der Programme Freiwilliges soziales Jahr und Arbeit beim Partner im Info-Café arbeiten
• Planung, Organisation und Durchführung von kulturellen Veranstaltungen im Info-Café
• Verwaltung des Haushalts des Info-Cafés
• Erstellung einer Internetseite für das Info-Café in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister
• Betreuung der Accounts des Info-Cafés in diversen sozialen Netzwerken
• Erstellung und Versand eines Newsletters, sowie von Veranstaltungsflyern und Pressecommuniqués

Erforderliche Kenntnissen und Fähigkeiten

• Perfekte Kenntnisse der französischen Sprache
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache
• Umfassende EDV-Kenntnisse
• Organisations- und Kommunikationstalent
• Selbständiges Arbeiten, Zuverlässigkeit
• Repräsentatives, sicheres und freundliches Auftreten